Webling Tutorial, Thema 4: Buchhaltung

Viele Ehrenamtliche sind keine Buchhaltungsprofis. Trotzdem soll die Kasse korrekt und sauber geführt werden. Deshalb ist die Buchhaltung in Webling auch für Laien verständlich.

Das Wichtigste in Kürze:

  • Aktuelle Übersicht über deine Erfolgsrechnung, Bilanz und Budget
  • Frei konfigurierbarer Kontenplan, mit Vorlagen wie SKR49 (DE), KMU-CH, etc.
  • Drucke oder verschicke Rechnungen per E-Mail
  • Individuell berechnete Mitgliederbeiträge
  • Elektronisches Einlesen von Bankauszüge spart Tipparbeit und hilft Tippfehler zu vermeiden
  • CH: QR-Rechnungen (mit oder ohne Twint Code)
  • DE/AT: Erstelle Lastschriftdateien für automatische Bankeinzüge der Mitgliederbeiträge (SEPA LSV)

Webling bietet dir noch viel mehr. Auf den nächsten Seiten zeigen wir dir die wichtigsten Konfigurationen, Arbeitsschritte und Fallbeispiele. Mit über 70 zusätzlichen Artikeln und Anleitungen zur Buchhaltung haben wir jede Funktion im Detail beschrieben:

Buchhaltung Grundeinrichtung

Falls du nicht mit unserer öffentlichen Demoversion arbeitest, sondern ein eigenen Testabo registriert hast, musst zuerst die Grundeinrichtung vornehmen. Oder einfacher gesagt, dich für einen Kontenplan entscheiden. Wir haben einige Kontenrahmen als Vorlage für dich. Die Einrichtung erledigts du mit wenigen Klicks:

Klicke in deiner Webling Buchhaltung auf den Knopf «Jetzt starten»:

Wähle bei ( 1 ) eine Vorlage deiner Wahl, kontrolliere die Vorschau ( 2 ) und schliesse die Konfiguration mit einem Klick auf den Knopf «Buchhaltung einrichten» ab:

Rechnungen erstellen (Fakturierung, Mitgliederbeiträge berechnen)

Vor dem Verschicken der Rechnungen, erstellst du in der Webling Buchhaltung die Forderungen. In Webling heisst das Rechnung erstellen. Beim Erstellen der Rechnung berechnet Webling nach deinen Regeln individuell die zu bezahlenden Beiträge. Sobald du die Rechnungen erstellt hast, kannst du sie drucken und per Post verschicken oder per E-Mail versenden.

Klicke oberhalb der Rechnungsliste auf den Erfassen Knopf und wähle «Mehrere Rechnungen erfassen»:

  1. Wähle einen Titel für deine Rechnung.
  2. Klicke dann auf «Erweitert», ausser deine Mitglieder bezahlen einen einheitlichen fixen Beitrag. Wähle bei einem Fixbetrag stattdessen «Einfach».
  3. Bearbeite den ersten Rechnungsposten mit Klick auf einen der beiden mit ( 3 ) markierten Bereiche:

Rechnungsposten bearbeiten

Mit den Rechnungsposten berechnest du den individuellen Beitrag pro Mitglied für einen bestimmten Zweck. Beim Druck der Rechnung kannst du jeden Rechnungsposten als einzelne Zeile ausweisen.

In diesem Beispiel verwenden wir ein Mitgliederdatenfeld vom Typ Auswahlfeld zur Berechnung der Beiträge. Wir gehen davon aus, dass du ein Auswahlfeld mit der Bezeichnung «Status» besitzt, welches mindestens die Optionen «Aktivmitglied», «Passivmitglied» und «Gönner» hat. Im Bereich ( 2 ) siehst du ein Beispiel wie du damit die Beiträge gestalten kannst.

Falls du neben dem Mitgliederbeitrag etwas Zusätzliches in Rechnung stellen willst, speichere den Rechnungsposten ab und füge einen neuen Rechnungsposten hinzu. Bei jedem Rechnungsposten kannst du ein eigenes Ertragskonto ( 1 ) wählen.

Rechnungen verschicken

Wie im Abschnitt «Die Webling Liste, der Allrounder» beschrieben, ist auch hier eine Liste unser Ausgangsort, um Rechnung zu drucken oder zu verschicken. Anstatt dass du einen Brief oder Rundmail an deine Mitglieder schickst, möchten wir nun die erstellten Rechnungen versenden.

Das funktioniert fast gleich. Der Unterschied ist, dass wir im Editor nicht nur die Platzhalter für Daten aus den Mitgliedern haben, sondern zusätzlich auch Platzhalter für die Daten aus der Rechnung vom jeweiligen Mitglied. Zudem haben wir im Editor der Rechnung einen zusätzlichen Block, womit du die Rechnungsposten auflisten kannst.

Wähle in der Rechnungsliste eine oder mehrere Rechnungen aus und klicke dann oberhalb der Liste auf:

  • «Drucken» > «Rechnung drucken»
  • Um eine Rechnung zu erstellen und diese dann als PDF für den Druck herunterzuladen.
  • «Versenden» > «E-Mail senden»
  • Um eine personalisierte E-Mail Nachricht mit allen Rechnungsdaten an deine Mitglieder zu schicken.
  • «Versenden» > «Rechnung per E-Mail senden»
  • Um eine personalisierte E-Mail Nachricht, inklusive einer PDF-Rechnung im Anhang zu verschicken.

Rechnungen bzw. Mitgliederbeiträge per SEPA Lastschrift (LSV) einziehen

In Deutschland und Österreich kannst du aus den erstellten Rechnungen eine SEPA LSV Datei erstellen. Voraussetzung ist, dass du zuvor im Mitglied alle erforderlichen Daten (z.B. IBAN des Mitglieds) gespeichert hast.

Die in Webling erstellte LSV Datei lädst du in deinem Online Banking hoch. Anschliessend zieht deine Bank die Beiträge automatisch ein. Sobald deine Bank die Bankeinzüge erledigt hat, kannst du die Zahlungseingänge über elektronische Bankauszüge in Webling zum Verbuchen einlesen. Damit sind deine Rechnungen automatisch ausgebucht.

QR-Rechnungen inkl. ESR & Twint (Schweiz)

In der Schweiz verschickt man Rechnungen meist mit einem Einzahlungsschein, bzw. einer QR-Rechnung. QR-Rechnungen ersetzen die Einzahlungsscheine. QR-Rechnungen funktionieren nur innerhalb der Schweiz.

Die bisherige ESR-Funktion der orangen Einzahlungsscheine sind mit der QR-Rechnung ebenfalls möglich. Zudem können die QR-Codes der QR-Rechnung auch mit Twint bezahlt werden. (Nur falls erwünscht und eingerichtet.) Die Twint-Funktion bei QR-Rechnungen ist ab Herbst 2021 verfügbar.

QR-Rechnung drucken

Eine QR-Rechnung druckst du auf die gleiche Art wie eine normale Rechnung bzw. ein Serienbrief. Allerdings hast du im Text-Editor einen zusätzlichen Block am Ende der Seite, wo der QR-Rechnungsteil aufgedruckt wird. Dort musst du auch die notwendigen Bankdaten dazu eintragen:

TWINT Zahlungen (Schweiz)

Mit TWINT hat die Schweiz einen sehr weit verbreitenden Smartphone Zahlungsdienstleister. Die TWINT-App ermöglicht Zahlungen per QR-Codes. Mit Webling kannst du TWINT auf verschiedene Arten nutzen.

Bankdaten einlesen

Fast alle europäischen Banken bieten elektronische Bankauszüge im Dateiformat CAMT XML gemäss ISO 20022 an. In seltenen Fällen nur im Format CSV oder Excel. Webling unterstützt alle drei Formate, allerdings empfehlen wir dringend das Format CAMT XML. In CSV und Excel sind die Daten nicht standardisiert gespeichert, weshalb das Einlesen nicht in jedem Fall optimal verläuft.

Du hast viele Vorteile, wenn du die Bankauszüge in Webling einliest:

  • Weniger Tippfehler und Tipparbeit:
    • Betrag, Datum und Bankkonto ist vorausgewählt.
  • Automatisches ausbuchen der Rechnungen:
    • Bei LSV und QR-Rechnung erkennt Webling zusätzlich die dazugehörige Rechnung automatisch und bucht diese entsprechend aus.
  • Kontrolle Bankkonto:
    • Webling zeigt dir an, an welchem Datum Zahlungen noch nicht verbucht sind. So findest du Fehler in der Buchhaltung schneller. Du siehst an welchem Tag welcher Betrag nicht verbucht ist.

 

Jahresabschluss

Für deinen Jahresabschluss stellt dir Webling diverse Exporte und Berichte bereit. Für einen reibungslosen Jahresabschluss empfehlen wir dir die nachfolgenden Schritte.

Kontrolle der aktuellen Buchungsperiode

Das Wichtigste ist, dass du dir vor dem Abschluss sicher bist, dass du keine Änderungen an deiner aktuelle Buchungsperiode vornehmen musst. Ansonsten musst du den Abschluss wiederholen und die Berichte anpassen. Wenn du dir sicher bist, dass alles in Ordnung ist, kannst du diesen Abschnitt überspringen.

Einige Kontrollfragen zu deiner Unterstützung:

  • Stimmt der Saldo von jedem Bankkonto in der Buchhaltung mit den Kontoauszügen der Bank überein?
  • Habe ich Rechnungen erhalten, welche ich transitorisch abgrenzen muss?
  • Gibt es noch offene Mitgliederrechnungen (Debitoren), welche sicher nicht mehr bezahlt werden?

Diese Liste ist nicht abschliessend, aber damit lassen sich die häufigsten Fehler vermeiden.

Erstellen der Folgeperiode

Erstelle eine Folgeperiode, um die noch nicht bezahlten Rechnungen zu verschieben und den Abschluss vorzunehmen. Klicke dazu in der Buchhaltung links im Menü auf «Buchungsperioden».

Offene Rechnungen in Folgeperiode verschieben

Verschiebe die noch nicht bezahlten Rechnungen in die Folgeperiode:

Falls du eine Liste der transitorischen Rechnungen für deinen Abschluss brauchst, kannst du das vor oder nach dem Verschieben der Rechnungen vornehmen. Öffne dazu die Rechnungsliste und exportiere die benötigten Rechnungen.

Aktuelle Buchungsperiode abschliessen

Wenn du sicher bist, dass die «Kontrolle der aktuellen Buchungsperiode» erledigt ist, kommen wir nun zum Abschluss. Die Buchungsperiode ist danach schreibgeschützt und kann nicht mehr verändert werden. Diesen Schreibschutz kannst du bei Bedarf aufheben, allerdings musst du die Periode danach erneut abschliessen.

Beim Abschluss erstellt Webling aus der Abschlussbilanz die Eröffnungsbuchung für die Folgeperiode. Die Sali der Bilanzkonten werden übernommen. Zudem wird der Gewinn bzw. Verlust auf das Eigenkapital- bzw. Vereinsvermögenskonto verbucht.

Im letzten Schritt des Abschlussdialogs zeigt dir Webling einen Knopf an, um die Abschlussdokumente herunterzuladen. Allerdings kannst du diesen Export auch jederzeit bei offener Periode herunterladen.

Berichte & Exporte herunterladen

Für einen sauberen Bericht nach dem Abschluss, bietet dir Webling Berichte und Exporte zum Herunterladen an:

  • Bilanz & Erfolgsrechnung, inklusive Budget und Auswertung pro Kostenstelle
  • Liste der bezahlten Rechnungen
  • Protokoll aller Änderungen an Buchungen oder Rechnungen
  • Kontoauszug von allen Konten
  • DATEV Export (Beta)
  • Archiv der elektronischen Belege

Alle diese Dokumente kannst du nicht nur nach dem Abschluss herunterladen, sondern zu jedem beliebigen Zeitpunkt. So kannst du auch einen Halbjahresbericht erstellen:

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