Webling unterstützt aktuell keine automatische Verwaltung von sich regelmässig erneuernden Abos (z.B. Monats- oder Jahresabos, die einzeln pro Mitglied zu unterschiedlichen Zeitpunkten fällig werden). Webling ist dafür optimiert, einmal pro Jahr alle Mitgliederbeiträge zu verrechnen – und im nächsten Jahr wieder.
Trotzdem kannst du wiederkehrende Abos einigermassen in Webling abbilden. Unten findest du eine mögliche Vorgehensweise Schritt für Schritt.
Ausgangslage
- Du hast Mitglieder oder Kontakte mit individuellen Abos (z.B. Einstieg mitten im Jahr).
- Die Abos sollen sich regelmässig erneuern (meist jährlich).
- Die Fälligkeit ist nicht für alle Mitglieder gleich (z.B. abhängig vom Eintrittsmonat).
- Du möchtest nicht jedes Abo einzeln im Blick behalten, sondern monatlich gesammelt Rechnungen erstellen.
Erneuerungsmonat als Datenfeld speichern
Damit du weisst, wann ein Abo erneuert werden soll, speicherst du diese Information direkt im Mitglied.
1. Neues Datenfeld anlegen
Lege in den Einstellungen von Webling ein zusätzliches Feld bei den Mitgliedern an, zum Beispiel:
- Feldname: Abo erneuern im Monat
- Feldtyp: Auswahlfeld (Dropdown) oder Textfeld
- Füge für jeden Monat einen Wert an. So stellst du sicher, dass alle Einträge einheitlich sind und du später sauber filtern kannst.
Tipp: Falls eure Abos nicht nach Monaten, sondern z.B. nach Quartalen funktionieren, kannst du das Feld entsprechend anpassen (z.B. "Erneuerung im Quartal 4").
2. Feld bei bestehenden Mitgliedern ausfüllen
Danach trägst du bei allen Mitgliedern ein, in welchem Monat das Abo jeweils erneuert wird:
- Bei neuen Mitgliedern direkt beim Erfassen.
- Bei bestehenden Mitgliedern einmalig nachpflegen (z.B. beim nächsten Rechnungsdurchlauf oder via Export/Import).
Rechnungen für den aktuellen Monat erstellen
Nun musst du einmal im Monat die Rechnungen erstellen.
Nutze die Funktion "Mehrere Rechnungen erstellen" um die Rechnungen zu erstellen und wähle im Schritt "Mitglieder wählen" die Mitglieder, wo der aktuelle Monat im Datenfeld hinterlegt ist.
Zusammenfassung
- Webling hat keine automatische Abo-Verwaltung, die selbständig pro Mitglied rechnet und verlängert.
- Du kannst aber über ein zusätzliches Datenfeld speichern, in welchem Monat das Abo erneuert wird.
- Jeden Monat filterst du nach diesem Monat und erstellst eine Rechnung für alle Mitglieder, deren Abo jetzt fällig ist.