Je mehr Mitglieder eine Organisation hat, desto mehr Austritte gibt es im Laufe der Zeit. Oft wird ein Mitglied nach seinem Austritt nicht sofort gelöscht. So sammeln sich im Laufe der Jahre Adressen an, die nicht mehr benötigt werden. Da bei Webling die Anzahl Adressen u.a. von der Grösse des Abonnements abhängt, erreicht man so mit der Zeit auch eine Grenze.
Nachfolgend Erfahrungsbeispiele, wie einige Organisationen damit umgehen:
Nach einer bestimmten Zeit löschen
Die meisten Webling-Organisationen löschen ausgetretene Mitglieder nach einer gewissen Zeit. Bei einigen ist dies nach einem Jahr der Fall, bei anderen nach drei Jahren. Um den Überblick über die ausgetretenen Mitglieder zu behalten, gibt es zwei Möglichkeiten:
Variante A - Datenfeld Austrittsdatum
Die genaueste Variante ist, ein Datenfeld "Austrittsdatum" anzulegen. Auf diese Weise wird das exakte Datum gespeichert und es kann danach gesucht oder sortiert werden.
Variante B - Austrittsgruppe
Wenn ein Datenfeld nicht in Frage kommt, kann es auch anders sein. Dazu wird eine neue Mitgliedergruppe benötigt. Diese wird am besten gleich entsprechend benannt, z.B. "Austritte". Alle ausgetretenen Mitglieder werden in diese Gruppe verschoben. Falls gewünscht, kann auch für jedes Austrittsjahr eine eigene Gruppe angelegt werden.
Archivierung vor Löschung
Wer einen Überblick über die ausgetretenen Mitglieder haben möchte, archiviert die Austritte, bevor sie gelöscht werden.
Archiv Beispiel
- Anzeige der zu löschenden Abgänge in einer Liste über eine Suche (Variante A) oder über eine Gruppe (Variante B). Gruppe (Variante B) in einer Liste anzeigen.
- Liste nach Excel exportieren.
- Excel in Webling-Dokumente hochladen.
Auf diese Weise können die Adressen in Webling archiviert werden, ohne dass sie für das Abonnementlimit relevant sind.
Beachte, dass die Daten ausgetretener Mitglieder unter Umständen gelöscht werden müssen. (DSGVO)