Diese Checkliste unterstützt dich bei der Einrichtung deines Weblings. Falls du Webling erst kennenlernen willst, lies unser Tutorial und lerne Webling anhand einer Live Demo Version kennen.
Was will ich von Webling?
Überlege dir, welche Arbeiten du mit Webling abdecken willst und wer daran beteiligt ist.
Wir machen ein Beispiel mit einem Sportclub mit zwei Sektionen. Für die Mitgliederdaten beider Sektionen ist der Aktuar zuständig.
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Vorsitzender / Präsident
- Rundschreiben per Post / E-Mail
- Einblick in die Finanzen
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Kassenwart / Kassier
- Verschicken der Jahresrechnung für Mitgliederbeiträge
- Verbuchen aller Ein- und Ausgaben
- Erstellen des Jahresabschlusses
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Trainer Sektion A
- Rundschreiben per Post / E-Mail an Sektion A
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Trainer Sektion B
- Rundschreiben per Post / E-Mail an Sektion B
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Aktuar
- Infos an Neumitglieder per Post / E-Mail
- Eintragen Adressänderungen
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Revisor / Steuerberater
- Einblick in die Finanzen
Deine Prozesse können deutlich einfacher oder auch komplexer sein. Vereine sind sehr individuell und jeder arbeitet etwas anders. Eine Liste hilft dir nicht nur beim Einrichten, sondern auch danach zur Kontrolle.
Auf Grund der Prozessliste in unserem Beispiel sehen wir bereits jetzt Dinge wie:
- Trainer der jeweiligen Sektion benötigen lediglich Lesezugriff auf die Mitglieder der eigenen Sektion
- Der Vorsitzende / Präsident benötigt keinen Schreibzugriff
- Der Kassenwart benötigt Lesezugriff auf alle Mitgliederdaten und Schreibzugriff auf die Buchhaltung
- Der Aktuar benötigt Schreibzugriff auf die Mitgliederdaten
- Der Revisor benötigt keinen Zugriff auf Mitgliederdaten, jedoch Lesezugriff auf die Buchhaltung
Je genauer du dir diese Dinge bereits jetzt überlegst, desto weniger Überraschungen gibt es später. Etwas geht immer vergessen, das lässt sich nicht verhindern. Es hilft aber, wenn du dich in die Lage der jeweiligen Person versetzt und dir den Ablauf vorstellst. Eine ungeklärte Frage in diesem Beispiel ist:
Muss der Aktuar dem Neumitglied nach dem Eintritt nicht nur Infos, sondern auch eine Beitragsrechnungen zusenden? Falls nein, informiert er den Kassenwart, damit er das macht?
Checkliste zur Konfiguration
Du hast dir bereits Gedanken zu deinen Prozessen gemacht. Damit bist du gerüstet, um diese Checkliste durchzugehen und danach dein Webling erfolgreich einzurichten.
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Habe ich an alle Personen und Prozesse gedacht?
- Siehe Abschnitt oberhalb
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Welche Datenfelder für Mitglieder benötige ich?
- Mitgliederdaten
- Vorname, Name, Anschrift, E-Mail, Telefon, Geburtstag, etc.
- Vereinsdaten
- Mitglieder ID (Nummer)
- Mitgliedsart (z.B. Aktiv, Passiv, Gönner, etc.)
- Bemerkungen / Notizen
- Finanzen
- IBAN, etc.
- Mitgliederdaten
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Wer braucht Zugriff auf welche Daten?
- Wer braucht Lese- oder Schreibzugriff auf Mitgliederdaten?
- Wer braucht nur auf einen Teil der Mitglieder Zugriff?
- Habe ich die Mitgliederdaten für den Import bereit?
- Habe ich den letzten Abschluss der Buchhaltung?
- Habe ich Vorlagen für Serienbriefe und E-Mails?
Wo beginne ich?
Schau dir unser Webling Tutorial oder gehe wie folgt vor:
- Mitglieder Datenfelder konfigurieren (siehe Datenfelder einrichten)
- Mitglieder importieren (siehe Mitglieder Kontaktdaten importieren)
- Buchhaltung einrichten (siehe Webling Buchhaltung: Erste Schritte)
- Vorlagen erstellen (siehe Webling Tutorial, Thema 3: Kommunikation)
- Zusätzliche Benutzer erfassen (siehe Neue Benutzer erstellen)
Bei Fragen oder Unklarheiten sind wir im Support sehr gerne für dich da. Klicke in deinem Webling oben rechts auf das Fragezezeichen und dort auf "Support kontaktieren". Oder schreibe uns eine E-Mail auf support@webling.ch .
Unser Webling Tutorial gibt dir einen guten Überblick über Webling. Bei konkreten Fragen findest du über unsere Suche in der Dokumentation über 200 Anleitungen zu allen Bereichen von Webling.