Selten kommt es vor, dass ein Mitglied einen Lastschrifteinzug beanstandet und der Betrag zurückgefordert wird. Reduziere dieses Risiko und kommuniziere die Lastschrift vor dem Einzug. Normalerweise fordern die Mitglieder den Beitrag nur dann zurück, wenn Sie nicht wissen, weshalb ihnen Geld vom Konto abgezogen wurde. In dieser Anleitung zeigen wir dir das optimale Vorgehen, um in Webling alles korrekt zu verbuchen und den Betrag neu einzufordern.
Vorgehen
Wir unterteilen das Vorgehen in drei Schritte:
- Einzug des Mitgliederbeitrags
- Rückforderung des Betrags vom Mitglied
- Erneuter Einzug des geschuldeten Betrags
1. Einzug des Mitgliederbeitrags
Der erste Schritt ist das normale Einziehen der Mitgliederbeiträge. Das hast du wahrscheinlich bereits getan und hast nun eine Rücklastschrift erhalten. Das heisst dein Mitglied hat eine normale Rechnung erhalten und du hast den Betrag per Bankeinzug eingezogen. Also hast du auch die erhaltene Zahlung auf die Rechnung verbucht und die Rechnung für den Mitgliederbeitrag ist bezahlt. Das ist gut so und soll auch so bleiben. Wir verändern die ursprüngliche Rechnung nicht.
2. Rückforderung des Betrags vom Mitglied
Dein Mitglied ist nicht einverstanden, dass du ihm Geld vom Konto abgezogen hast. Wahrscheinlich wusste dein Mitglied nicht, wofür der Betrag ist. Es ist also wichtig, dass du mit dem Mitglied Kontakt aufnimmst und die Situation klärst.
Normalerweise ist das ein Versehen, also musst du den Betrag erneut einziehen. Damit das jedoch keinen zusätzlichen Ertrag verursacht und die Erfolgsrechnung nicht verändert wird, brauchen wir ein Durchlaufkonto (Hilfskonto) im Ertrag. Erfasse eine Buchung vom Bankkonto auf dieses Konto. Du kannst dazu auch das Ertragskonto nutzen, welches du bei der ersten Rechnung als Ertragskonto verwendet hast.
2.1 Gebühren der Rücklastschrift
Die Gebühren für die Rücklastschrift belastet dir die Bank meist in einer eigenen zusätzlichen Buchung. Diese Buchung beinhaltet dann jedoch die Gebühren für alle Rücklastschriften. Im Auszug liefert die Bank normalerweise auch eine Auflistung, wie viel die einzelnen Rückforderungen gekostet haben.
Je nachdem, ob dein Verein diese Kosten trägt oder aber du die Gebühren dem Mitglied berechnest, unterscheidet sich das weitere Vorgehen:
- Der Verein übernimmt die Kosten (Einfache Variante):
Verbuche die Gebühren auf ein entsprechendes Aufwandskonto.
- Berechne die Gebühren dem entsprechenden Mitglied:
Verbuche die Gebühren auf das gleiche Konto, wo du auch die Belastung der Rückforderung des Mitglieds verbucht hast.
3. Erneuter Einzug des geschuldeten Betrags
Erstelle für jede Rücklastschrift eine neue Rechnung. Diese neue Rechnung ist nicht für den Mitgliederbeitrag, sondern für den Betrag, den dein Mitglied fälschlicherweise zurückgefordert hat. Das ist grundsätzlich fast das Gleiche. Allerdings empfehlen wir die Rechnung in deiner Buchhaltung anders zu benennen, dann kannst du beide Rechnungen gut unterscheiden. So ist in der Rechnungsliste klar erkennbar, warum ein Mitglied zwei Rechnungen hat und du aus gutem Grund zwei Mal eine Rechnung erstellt hast.
Wähle als Ertragskonto das gleiche Konto, wie du beim Schritt 2 für die Rücklastschrift verwendet hast. Wenn du die Gebühren als eigenen Rechnungsposten aufführen willst, kannst du zwei Ertragsbuchungen bzw. Rechnungsposten verwenden.
Wenn du die neuen Rechnungen für alle Rücklastschriften erstellt hast, kannst du einen erneuten Einzug vornehmen. Erstelle dafür wie beim ersten Mal eine Lastschrift-Datei. Prüfe vor dem Erstellen der LSV-Datei, ob keine Überweisungen von deinem Mitglied eingegangen sind.
Erstelle die neue Rechnung immer in der Rechnungsperiode, in welcher die Rücklastschrift auf deinem Bankkonto belastet wurde. Auch dann, wenn die Rechnung erst in der Folgeperiode bezahlt wird. So ist sichergestellt, dass die Erfolgsrechnung nicht verändert wird.
Spezialfall, zu viel bezahlt (Spende)
Wenn du dich bei deinem Mitglied erkundigst, weshalb der Betrag zurückgefordert wurde, kriegen einige Mitglieder ein schlechtes Gewissen. Es kommt daher vor, dass das Mitglied dann selbständig den Betrag überweist und dabei den Betrag noch etwas erhöht. Das ist zwar nett, macht deine Arbeit aber noch etwas komplizierter. Wir empfehlen dir in diesem Fall, beim Erstellen der zweiten Rechnung einen zusätzlichen Rechnungsposten für den Mehrbetrag zu erfassen. Nenne den Rechnungsposten "Spende" und verbuche den Betrag auf das dafür vorgesehene Ertragskonto.