Es kommt vor, dass ein Mitglied einen Lastschrifteinzug nicht erfolgreich ist oder beanstandet wird. Reduziere dieses Risiko und kommuniziere die Lastschrift vor dem Einzug. Meist fordern die Mitglieder den Beitrag nur dann zurück, wenn Sie nicht wissen, weshalb ihnen Geld vom Konto abgezogen wurde.
Wir empfehlen auch, die Mitglieder vor dem Einzug daran zu erinnern, Änderungen an ihrer IBAN Kontonummer zu melden. (Wechsel der Bank)
In dieser Anleitung zeigen wir dir das optimale Vorgehen, um in Webling alles zu verbuchen und den Betrag neu einzufordern. Gehe Schritt für Schritt vor, dann ist das Vorgehen einfacher verständlich.
Vorgehen
Wir unterteilen das Vorgehen in drei Schritte:
- Einzug des Mitgliederbeitrags
- Rückforderung des Betrags vom Mitglied
- Erneuter Einzug des geschuldeten Betrags
1. Einzug des Mitgliederbeitrags
Der erste Schritt ist das normale Einziehen der Mitgliederbeiträge. Das hast du wahrscheinlich bereits getan und hast nun eine Rücklastschrift erhalten. Das heisst, dein Mitglied hat eine normale Rechnung erhalten und du hast den Betrag per Bankeinzug eingezogen. Also hast du auch die erhaltene Zahlung auf die Rechnung verbucht und die Rechnung für den Mitgliederbeitrag ist bezahlt. Das ist gut so und soll auch so bleiben. Wir verändern die ursprüngliche Rechnung nicht.
Detailliertere Informationen zum Erstellen von Rechnungen und Bankeinzugsdateien unter diesen Links:
2. Rückforderung des Betrags vom Mitglied
Dein Mitglied ist nicht einverstanden, dass du ihm Geld vom Konto abgezogen hast. Wahrscheinlich wusste dein Mitglied nicht, wofür der Betrag ist. Es ist also wichtig, dass du mit dem Mitglied Kontakt aufnimmst und die Situation klärst.
Normalerweise ist das ein Versehen, also musst du den Betrag erneut einziehen. Damit das jedoch keinen zusätzlichen Ertrag verursacht und die Erfolgsrechnung nicht verändert wird, brauchen wir ein Durchlaufkonto (Hilfskonto) im Ertrag. Erfasse eine Buchung vom Bankkonto auf dieses Konto. Du kannst dazu auch das Ertragskonto nutzen, welches du bei der ersten Rechnung als Ertragskonto verwendet hast.
2-1 Gebühren der Rücklastschrift
Die Gebühren für die Rücklastschrift belastet dir die Bank meist in einer eigenen zusätzlichen Buchung. Diese Buchung beinhaltet dann jedoch die Gebühren für alle Rücklastschriften. Im Auszug liefert die Bank normalerweise auch eine Auflistung, wie viel die einzelnen Rückforderungen gekostet haben.
Je nachdem, ob dein Verein diese Kosten trägt oder aber du die Gebühren dem Mitglied berechnest, unterscheidet sich das weitere Vorgehen:
- Der Verein übernimmt die Kosten (Einfache Variante):
Verbuche die Gebühren auf ein entsprechendes Aufwandskonto.
- Berechne die Gebühren dem entsprechenden Mitglied:
Verbuche die Gebühren auf das gleiche Konto, wo du auch die Belastung der Rückforderung des Mitglieds verbucht hast.
Buchungsbeispiele zu Schritt 2-1
Beispiel A1 - Gebühr nach Aufwand (Verein bezahlt Gebühr)
Übernimmt dein Verein die Gebühren aus der Lastschrift, musst du die Gebühr auf ein Aufwandskonto buchen. Nehmen wir an dein Mitglied müsste 50 € bezahlen und die Bank hat dir total 55 € auf dem Konto belastet. Buche in diesem Fall wie folgt:
- Buchung über 50 € vom Bankkonto auf das Ertragskonto der Mitgliederbeiträge.
- Buchung über 5 € vom Bankkonto auf ein Aufwandskonto (z.B. Bankgebührenkonto)
Beispiel A2 - Gebühr ertragsmindernd (Mitglied bezahlt Gebühr)
Wenn dein Mitglied die entstandenen Gebühren übernehmen muss, musst du die Gebühr auf das Ertragskonto buchen, auf welches du auch die Gebühr auf der neuen Rechnung im Schritt 2-2 (Bsp. B2) buchen wirst. Buche also wie folgt:
- Buchung über 50 € vom Bankkonto auf das Ertragskonto der Mitgliederbeiträge.
- Buchung über 5 € vom Bankkonto auf ein Ertragskonto (gleiches Konto wie im Schritt 2-2 Bsp. B2)
2-2 Erneuter Einzug des geschuldeten Betrags
Erstelle für jede Rücklastschrift eine neue Rechnung. Diese neue Rechnung ist nicht für den Mitgliederbeitrag, sondern für den Betrag, den dein Mitglied fälschlicherweise zurückgefordert hat. Das ist grundsätzlich fast das Gleiche. Allerdings empfehlen wir die Rechnung in deiner Buchhaltung anders zu benennen, dann kannst du beide Rechnungen gut unterscheiden. So ist in der Rechnungsliste klar erkennbar, warum ein Mitglied zwei Rechnungen hat und du aus gutem Grund zweimal eine Rechnung erstellt hast.
Wähle als Ertragskonto das gleiche Konto, wie du beim Schritt 2 für die Rücklastschrift verwendet hast. Wenn du die Gebühren als eigenen Rechnungsposten aufführen willst, kannst du zwei Ertragsbuchungen bzw. Rechnungsposten verwenden.
Wenn du die neuen Rechnungen für alle Rücklastschriften erstellt hast, kannst du einen erneuten Einzug vornehmen. Erstelle dafür wie beim ersten Mal eine Lastschrift-Datei. Prüfe vor dem Erstellen der LSV-Datei, ob keine Überweisungen von deinem Mitglied eingegangen sind.
Buchungsbeispiele zu Schritt 2-2
Wichtig: Ändere nicht die ursprüngliche Rechnung an dein Mitglied, sondern erstelle eine neue Rechnung und achte darauf den Titel der Rechnung so zu wählen, dass du weisst, wieso dieses Mitglied zwei Rechnungen hat. (z.B. "Rechnung wegen Rücklastschrift, Beitrag 2023")
In diesen Beispielen gehen wir ebenfalls davon aus, dass der Mitgliederbeitrag 50 € beträgt und die Bank für die Rücklastschrift 5 € berechnet hat.
Beispiel B1 - Neue Rechnung, sofern Verein Gebühr übernimmt
- Erstelle eine neue Rechnung genau gleich wie im Schritt 1. Normaler Mitgliederbeitrag 50 € auf das normale Ertragskonto für Mitgliederbeiträge.
Beispiel B2 - Neue Rechnung, inklusive Bankgebühren der Rücklastschrift
- Erstelle eine neue Rechnung, erstelle jedoch zwei Rechnungsposten wie folgt:
- Erster Rechnungsposten: Mitgliederbeitrag über 50 € auf der Ertragskonto für Mitgliederbeiträge
- Zweiter Rechnungsposten: Bankgebühren über 5 € auf das Ertragskonto, auf welches du im Schritt 2-1 (Bsp. A2) die Gebühren gebucht hast.
WICHTIG: Sobald du alle Rechnungen der Rücklastschriften erstellt hast, musst du eine neue Lastschriftdatei erstellen, um die Beiträge erneut einzuziehen. Gehe dafür wie folgt vor:
- Öffne die Rechnungsliste und filtere die Liste so, dass nur noch die offenen Rechnungen mit Rücklastschriften angezeigt werden.
- Markiere die gefilterten Rechnungen und klicke oberhalb der Rechnungsliste auf "LSV" und lade die neue Datei herunter.
- Lade die neue LSV-Datei in deinem Online-Banking hoch.
Erstelle die neue Rechnung immer in der Rechnungsperiode, in welcher die Rücklastschrift auf deinem Bankkonto belastet wurde. Auch dann, wenn die Rechnung erst in der Folgeperiode bezahlt wird. So ist sichergestellt, dass die Erfolgsrechnung nicht verändert wird.
Spezialfall, zu viel bezahlt (Spende)
Wenn du dich bei deinem Mitglied erkundigst, weshalb der Betrag zurückgefordert wurde, kriegen einige Mitglieder ein schlechtes Gewissen. Es kommt daher vor, dass das Mitglied dann selbständig den Betrag überweist und dabei den Betrag noch etwas erhöht. Das ist zwar nett, macht deine Arbeit aber noch etwas komplizierter. Wir empfehlen dir in diesem Fall, beim Erstellen der zweiten Rechnung einen zusätzlichen Rechnungsposten für den Mehrbetrag zu erfassen. Nenne den Rechnungsposten "Spende" und verbuche den Betrag auf das dafür vorgesehene Ertragskonto.