Mahnungen können auf verschiedene Weise verwaltet werden. Diese Anleitung zeigt eine von Webling empfohlene Vorgehensweise mit Kategorien. Die Kategorien der Rechnungen sind ähnlich wie Mitgliedergruppen. Damit können wir die Rechnungen zusätzlich unterteilen
Rechnungskategorien
Diese Anleitung zeigt das Mahnwesen anhand einer Mitgliederbeitragsrechnung und Rechnungskategorien.
Die Anleitung besteht aus zwei Schritten:
- Rechnungen Kategorien zuteilen
- Mahnungen verschicken
Dafür brauche wir vier Kategorien:
- Mitgliederbeiträge
- Mitgliederbeiträge M1
- Mitgliederbeiträge M2
- Mitgliederbeiträge LM
Eine Rechnung kann, muss aber in keiner Kategorie eingeteilt sein. Beim Erstellen der Rechnungen kann die Kategorie ausgewählt werden. So sind die Rechnungen bereits in der gewünschten Kategorie. Falls die Kategorien noch nicht vorhanden sind, erstellen wir diese über "Mehr" > "Kategorien bearbeiten":
Erster Schritt: Rechnungen den Kategorien zuteilen
Wir gehen davon aus, dass wir eine Jahresrechnung verschickt haben und, dass die Rechnungen bereits der Kategorie "Mitgliederbeiträge" zugewiesen sind. Wenn das der Fall ist, zeigen wir alle nicht komplett bezahlten Rechnung an, in dem wir die entsprechende Kategorie filtern:
Wie auf dem Bild ersichtlich wählen wir neben der Kategorie auch den Status und die Fälligkeit aus. So erhalten wir eine Liste der fälligen Rechnungen.
Mit einem Klick auf die Checkbox in der Titelzeile markieren wir die ganze Liste. Über den "Bearbeiten" Knopf ändern wir die Kategorie bei allen Rechnungen auf "Mitgliederbeiträge M1". (M1 = 1.Mahnung)
Zweiter Schritt: Mahnung verschicken
Im ersten Schritt haben wir die fälligen Rechnungen aus der normale Beitragskategorie nach M1 (1.Mahnung) verschoben. Nun müssen wir die fälligen Rechnung mahnen.
Das kann per Brief, E-Mail oder auch SMS gemacht werden und funktioniert auf die gleiche Weise, wie der Rechnungsversand. Wir empfehlen entsprechende Mahnungsvorlagen zu erstellen.
Optionaler Schritt: Fälligkeitsdatum oder Bemerkung
Dieser Schritt ist optional und hängt davon ab, wie man sich im Verein organisiert. Irgendwann ist es wahrscheinlich soweit, dass man einige Mitglieder ein zweites oder letztes Mal mahnen muss, das noch immer nicht bezahlt wurde.
Der einfachste Weg ist, dass man die fälligen Rechnungen der Kategorie M1 öffnet und schaut, ob das Fälligkeitsdatum bereits solange zurück liegt, dass eine zweite Mahnung notwendig ist. In diesem Fall markiert man zum Beispiel alle Rechnungen, bei welchen das Fälligkeitsdatum mehr als zwei Wochen überfällig ist und verschiebt diese in die Kategorie M2. (Gleiches Vorgehen wir bei der ersten Mahnung.)
Falls einem diesen Vorgehen nicht genug handfest ist, gibt es zwei Möglichkeiten:
- Erste Mahnung im Bemerkungsfeld festhalten
- Fälligkeitsdatum anpassen
Bemerkung anpassen
Jeder Rechnung besitzt ein Datenfeld "Bemerkungen". Darin können manuell zusätzliche Informationen erfasst werden. Wenn man zum Beispiel in einer zweiten Mahnung das Datum der ersten Mahnung erwähnen möchte, so kann man hier das Datum hinterlegen. Das hat den Vorteil, dass man in der Vorlage für die zweite Mahnung dieses Feld gleich als Platzhalter einsetzen kann.
Fälligkeitsdatum anpassen
Nach dem Verschieben der Rechnungen kann man bei den Rechnung das Fälligkeitsdatum bearbeiten und so nach hinten schieben. Der Vorteil bei diesem Vorgehen ist, dass man mit dem Status "Fällig" einen besseren Überblick hat. Allerdings verliert man damit das ursprüngliche Fälligkeitsdatum der Rechnung und kann nur auf Grund des Rechnungsdatum wissen, wann die Rechnung zum ersten Mal fällig war.
Tipp: Rechnungen in der Liste bearbeiten
Wie mit den meisten Datenfelder, kann man in Webling die Werte direkt in der Liste mit einem Doppelklick auf das Feld bearbeiten:
