Ein Debitor ist eine Rechnung von deinem Verein an ein Mitglied (z.B. Jahresbeitrag) oder an jemand Anderes (z.B. Sponsor).
Der Debitor besteht solange er offen ist aus mindestens einer Buchung. Diese erfolgt vom Ertragskonto auf das Debitorenkonto im Umlaufvermögen (Aktiv). Sobald der Debitor bezahlt ist, gibt es mindestens eine weitere Buchung innerhalb das Umlaufvermögens. (z.B. Vom Debitorenkonto auf das Bankkonto, sofern der Betrag komplett auf das Bankkonto überwiesen wurde.)
Ist die Rechnung noch nicht bezahlt, ist der Debitor offen oder fällig. Der Debitor ist abgeschlossen, wenn die Rechnung bezahlt ist und das Geld auf einem Konto des Vereins einbezahlt ist.
Debitor erstellen
Um einen neuen Debitor zu erfassen, klicke in der Buchhaltung links im Menü auf "Debitoren" und dann oberhalb der List auf den Knopf "Erfassen". Wenn Sie mehrere Debitoren erstellen möchten, auf mehrere Debitoren erfassen.
In Webling sind Debitoren in der Regel mit Mitgliedern verknüpft, das heisst ein Debitor ist eine Rechnung, die der Verein an ein Mitglied versendet. Es können auch Debitoren erstellt werden, welche nicht mit einem Mitglied verknüpft sind.
Mehrere Debitoren mit unterschiedlichen Beiträgen erstellen
Matthias ist Mitglied in einem Handballverein. In den einigen Spielklassen müssen die Clubs Lizenzen für Ihre Spieler lösen. Viele Vereine wälzen in den Amateurligen diese Kosten auf die jeweiligen Spieler ab. Matthias bezahlt also, zusätzlich zum Mitgliederbeitrag,
Lizenzgebühren:
120.- Mitgliederbeitrag + 70.- Lizenzgebühren der Liga X = 190.-
Damit der Kassier beim verschicken der Jahresrechnung keine grauen Haare kriegt, berechnet Webling diesen Beitrag automatisch.
Tipp: Im Betragsfeld kann auch ein negativer Betrag sein. Dieser wird dann entsprechend abgezogen.
Mitgliederrechnung nach Verbrauch oder Verhalten
Felix ist leidenschaftlicher Hobbygärtner. Das Haus, in welchem er eine Wohnung gemietet hat, bietet ihm leider nicht die Möglichkeit sein Hobby auszuleben. Deshalb ist er Mitglied in einem Familiengartenverein. Dieser besitzt am nahen Stadtrand ein Areal, das in Parzellen für deren Mitglieder unterteilt ist. Da nicht jedes Mitglied eine gleich grosse Parzelle bewirtschaftet und eine unterschiedliche Menge Wasser verbraucht, fällt auch die Rechnung sehr individuell aus.
Wenn die Beiträge so stark variieren, dass Sie nicht automatisch mit einem Auswahlfeld berechnet werden können, löst man das bei Webling mit dem Datenfeld „Betrag“.
Tipp: Im Betragsfeld kann auch ein negativer Betrag sein. Dieser wird dann entsprechend abgezogen.
Rechnungsdetails auflisten
Verschickt der Kassier Rechnungen mit unterschiedlichen Beträgen, ist es für das Mitglied wichtig zu wissen, wie der Betrag zu Stande kommt. Das ist kein Problem, beim Rechnung erstellen können wir mit Platzhaltern nicht nur auf die Daten des Debitors, sondern auch auf die Datenfelder des entsprechenden Mitgliedes zugreifen.
Debitor bearbeiten und abschliessen (Debitoren ausbuchen)
Die erfassten Debitoren sind in der Buchhaltung unter “Debitoren”. Sofern oberhalb der Debitorenlist "Alle" aktiviert ist, wird eine Liste aller Debitoren der aktuell aktiven Rechnungsperiode angezeigt. Anhand der Statusknöpfe lassen sich auch nur die die gewünschten Debitoren anzeigen. (z.B. alle Fälligen Debitoren)
Ein Klick auf das Personenicon am linken Rand, öffnet eine Übersicht des jeweiligen Debitors. Klickt man auf das Stifticon gleich daneben, kann man den Debitor abschliessen oder Bearbeiten.
In der Liste kann man auch direkt auf ein Datum oder den Betrag klicken, falls nur dieser Wert bearbeitet werden soll.
Debitoren verschieben (Abgrenzungen)
Wenn Ende der Rechnungsperiode nicht jeder Debitor seinen offenen Betrag beglichen hat, müssen diese Debitoren abgeschrieben oder ins neue Rechnungsjahr verschoben werden.
Webling übernimmt automatisch alle notwendige transistorischen Buchungen. Es muss lediglich ein Übertragskonto angegeben werden. Beachte: Dieser Schritt kann nicht rückgängig gemacht werden!
Folgende Schritte übernimmt Webling:
- Verschieben der offenen Debitoren ins neue Rechnungsjahr
- Abschlussbuchung über den Restbetrag aller noch offenen Debitoren vom Debitorenkonto auf ein Übertragskonto in der alten Periode
- Eröffnungsbuchung über den Restbetrag aller noch offenen Debitoren auf das Übertragskonto in der neuen Periode
Alle verschobenen Debitoren erhalten als "Ertragskonto" das Übertragskonto. So verschiebt sich der Betrag vom Übertragskonto auf das Debitorenkonto im neuen Jahr. Dieser Schritt ist notwendig, da der Ertrag bereits im alten Jahr als Gewinn verbucht wurde. Aus diesem Grund müssen verschobene Debitoren auch zwingend abgeschrieben werden. Ansonsten stimmt die Bilanz der neuen Periode nicht mehr.
Beachte: Beim Verschieben der Debitoren muss links oben unbedingt die alte Rechnungsperiode als aktive Periode ausgewählt sein.
Klicke auf “Buchungsperioden” > “Debitoren verschieben”. Im nächsten Fenster werden alle offenen Debitoren der Periode angezeigt. Klicke auf weiter und wähle die Folgeperiode aus.
Die offenen Debitoren des letzten Jahres sind nun in die aktuelle Buchungsperiode übertragen und können bei der Bezahlung normal abgeschlossen werden.
Das Debitorenkonto
Das Debitorenkonto im Umlaufvermögen (Aktiven) ist kein normales Konto wie das Bankkonto oder die Barkasse. Es zeigt stets den Gesamtbetrag aller noch offenen Rechnungen (Debitoren) an, welche im laufenden Rechnungsjahr erfasst, aber noch nicht bezahlt wurden. Aus Sicht der Buchhaltung ist dieser Betrag aber bereits Teil des Vereinsvermögen und somit ein Aktivkonto.
Folgendes Beispiel verdeutlicht den Weg eines Mitgliederbeitrags:
- Kassier erstellt eine Rechnung (Debitor): 100.- werden dem Ertragskonto "Mitgliederbeiträge" und dem Aktivkonto "Debitoren" gutgeschrieben.
- Mitglied begleicht die Rechnung: 100.- werden vom Debitorenkonto auf das Bankkonto verschoben.
Kategorien
Die Kategorien kann man zur Sortierung der Debitoren nach bestimmten Merkmalen benutzen. Beim Erstellen der Debitoren kann eine Kategorie ausgewählt werden. Zum Beispiel kann eine Kategorie “Mitgliederbeiträge” oder “Spenden” gebraucht werden. Dies hilft bei den Debitoren die Übersicht zu wahren. So können zum Beispiel die gemahnten Debitoren in eine Mahnkategorie verschoben werden.
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