Spenden von Mitgliedern mit Webling verwalten

In diesem Artikel zeigen wir, wie man Spenden von Mitgliedern mit Webling verwaltet. Und zwar so, dass man Ende Jahr ein Dankesschreiben versenden oder Spendebescheinigungen ausstellen kann. Es gibt verschiedene Möglichkeiten. Wir möchten hier die Variante vorstellen, die uns am einfachsten erscheint.

Spenden mit Rechnungen erfassen

Auf den ersten Blick mag es seltsam sein, Spenden als Rechnungen zu erfassen. Aber technisch macht das Sinn. Es ermöglicht auf eine einfache Art, die Spenden am Ende des Jahre zu verdanken. Zudem ist es eine gute Möglichkeit, Buchungen mit Mitgliedern zu verlinken.

Als Erstes erstellen wir eine Rechnungskategorie “Spenden”. Dazu klicken wir oberhalb der Rechnungsliste auf "Mehr" > "Kategorien bearbeiten":

Ertragskonto erstellen

Damit wir das in der Buchhaltung richtig verbuchen können benötigen wir ein Konto dafür. Wir erstellen im Kontenplan auf der Ertragsseite ein Spendenkonto. Wenn du kein spezielles Spendenkonto in der Buchhaltung möchtest, kannst du auch ein allgemeines Konto wie “Sonstiger Ertrag” benutzen. Dies spielt im weiteren Verlauf keine Rolle.

Rechnung für Spende erstellen

Sobald wir eine Spende von einem Mitglied erhalten, erstellen wir einen normale Rechnung. In der Erfassungsmaske wählen wir bei der Kategorie nun “Spenden” und beim Ertragskonto (Geschuldet für) das im letzten Abschnitt erwähnte Konto:

Rechnung für Spende abschliessen

Die Spenden haben wir bereits erhalten, weshalb wir die soeben erstellte Rechnung direkt abschliessen. Damit ist alles richtig verbucht.

Spender auflisten

Nun kommt einer der Vorteile wenn man Spenden als Rechnungen verbucht: Im Menü unter Rechnungen gibt es die Kategorie “Spenden”. In der Liste der Kategorie "Spenden" sehen wir nun alle Spender (erfasst als Rechnungen) des aktuellen Rechnungsjahres.

Spenden verdanken & Spendenbestätigungen erstellen

Von hier aus können wir nun Serienbriefe oder E-Mails verschicken und uns für die Spenden bedanken. Alle notwendigen Informationen wie Anschrift, Spenden und das Datum der Spende, stehen im Serienbrief zur Verfügung.

Mit Hilfe des Serienbriefs können auch direkt Spendenbestätigungen erstellt werden. Zusätzlich kann man auch die Rechnungsliste mit sämtlichen Informationen in ein Excel exportieren und dann weiter verarbeiten und darauf Spendenbestätigungen erstellen.

Falls Mitglieder mehrmals pro Jahr spenden, möchte man meist nur eine Spendenbescheinigung erstellen. Dafür haben wir in Webling eine Funktion entwickelt. Mehr Infos dazu in folgendem Artikel: Summierte Spendenbescheinigungen

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