Serienbrief erstellen & drucken

Der Serienbrief ist eine Funktion in Webling, um personalisierte Briefe an mehrere oder alle Mitglieder gleichzeitig zu erstellen. Die Platzhalter (Mitgliederdaten) verwenden wir hier, damit jedes Mitglied seinen ganz persönlichen Brief erhält.

Um einen Serienbrief zu erstellen, wähle einige Mitglieder oder eine ganze Gruppe aus und klicke anschliessend auf “Drucken”, dann auf “Serienbrief drucken”. Der Assistent führt dich durch die weiteren Schritte.

Als Vorlage für den Serienbrief kannst du auch ein Word Dokument benutzen. Klicke dazu auf den blauen Reiter “Wordvorlage hochladen” und dann auf "weiter". Lade ein Word Dokument hoch oder wähle ein bereits hochgeladenes Dokument in Webling aus. Die Platzhalter werden wie im Webling Serienbrief als sogenannte Doppeltags (<<Vorname>>) eingefügt. Anschliessend erstellt Webling den Brief und du kannst ihn als Word Dokument herunterladen.

Neuen Serienbrief erstellen

Design auswählen

In Webling stehen 4 verschiedene Designs zu Auswahl:

  • Einfacher Brief: Ein Brief ohne Adressfeld
  • Adresse links: Ein Brief mit der Empfängeradresse auf der linken Seite. Dieser Brief ist für Fenstercouverts im Format C5 mit dem Fenster auf der linken Seite.
  • Adresse rechts: Ein Brief mit der Empfängeradresse auf der rechten Seite. Dieser Brief ist für Fenstercouverts im Format C5 mit dem Fenster auf er rechten Seite.
  • DIN lang: Ein Brief mit der Empfängeraderesse auf der rechten Seite. Dieser Brief ist für Fenstercouverts im Format DIN lang mit dem Fenster auf der rechten Seite.

Wähle das Design, das zu den vorhandenen Couverts passt. Klicke auf Weiter

Brief schreiben

Brief schreiben

Absenderadresse: Die Absenderadresse wird klein oberhalb der Empfängeradresse gedruckt. Diese kann im Menü rechts neben dem Text angewählt werden. Du kannst die Absenderadresse weglassen wenn du möchtest. Dieser Block ist im Design Einfacher Brief nicht vorhanden.

Empfängeradresse: Die Empfängeradresse ist so platziert, dass die Adresse im Fenster des Fenstercouverts erscheint. Hier solltest du Platzhalter verwenden, Platzhalter sind weiter unten beschrieben.

Der Brief ist ein Text, der von Webling zu einem PDF verarbeitet wird. Die Darstellung im PDF nicht genau gleich wie auf dem Bildschrim. Damit es so aussieht, wie gewünscht musst du verschiedene Einstellungen probieren.

Platzhalter

Jeder wird gern mit dem eigenen Namen angesprochen. Ein Brief mit persönlicher Anrede wird eher gelesen und kommt besser an. Es wäre nützlich, wenn die mühsam verpackten Briefe tatsächlich gelesen werden, richtig?

Die persönliche Anrede in Webling wird mit Platzhaltern gemacht. Mit Platzhaltern kann man Datenfelder aus dem Mitglied im Serienbrief verwenden. Die Anrede wird folgendermassen gemacht: Guten Tag <<Vorname>>. Beim Erstellen des Briefes wird <<Vorname>> automatisch durch den Vornamen des Mitglieds ersetzt. Aus Guten Tag <<Vorname>> wird also Guten Tag Judith.

Andere Datenfelder wie Beitrag, Eintrittsdatum, Strasse, etc. können natürlich auch als Platzhalter benutzt werden.

Bedingte Platzhalter (Wenn-Dann-Platzhalter)

Bedingte Platzhalter (Wenn-Dann-Platzhalter)

Um den Brief einfach noch persönlicher zu gestalten, gibt es die bedingten Platzhalter.

Es kann beispielsweise die Anrede im Brief angepasst und personalisiert werden. Das Beispiel für die Anrede finden wir im Bild bei Punkt 1 auf der linken Seite. In den beiden Briefen unterhalb sehen wir, dass bei Leon die Anrede "Lieber" und bei Doris "Liebe" eingesetzt wurde.

Die bedingten Platzhalter können auch wie im zweiten Beispiel für Ergänzungen der Daten genutzt werden. Wir verschicken einen Brief an alle Mitglieder, fügen aber noch den Platzhalter mit "Mobile ist (leer)" ein. Bei allen Mitgliedern, bei denen keine Natelnummer eingetragen ist, erscheint der Satz "Bitte teile uns noch deine Natelnummer mit. Vielen Dank." im Brief. Alle anderen, die bereits vollständig erfasst sind, sehen diesen Satz nicht und es entsteht keine Verwirrung.

Vorschau

Die Vorschau zeigt den fertigen Serienbrief. Es kann sein, dass die Vorschau etwas anders aussieht als im vorherigen Schritt. Solche Unterschiede haben technische Ursachen und lassen sich nicht vermeiden.

Bitte beachte, dass bei Klick auf das "X" in diesem Fenster alle Einstellungen und der Text verloren gehen. Am unteren Rand des Fensters finden sich die Optionen "Zurück" (zur Bearbeitung) und "Serienbrief erstellen" (herunterladen).

Serienbrief aus Vorlage gestalten

Serienbrief aus Vorlage gestalten

Um für den Serienbrief eine bereits bestehende Vorlage zu verwenden, wählen wir zuerst auch die Mitglieder / Gruppen aus, die den Brief erhalten sollen.

Wenn bei den gewünschten Mitgliedern das Häckchen aktiviert ist, klicken wir auf "Drucken" > "Serienbrief drucken". Unterhalb der Designoptionen finden wir die gespeicherten Vorlagen. Um eine dieser Vorlage zu wählen, klicken wir diese an und anschliessend auf "Weiter".

Die Vorlage/n können mit Klick auf den Stift im Bild der Vorlage bearbeitet und dann gespeichert werden.

Tipps, wie wir bei einer bestehenden Vorlage die Sichtbarkeit von "öffentlich" zu "privat" oder umgekehrt ändern, finden wir hier.

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