Serienbrief erstellen & drucken

Erstelle mit dem Webling Serienbrief automatisiert personalisierte Briefe und Rechnungen. Mit Platzhaltern greifst du auf die Datenfelder deiner Mitglieder zu und füllst diese in den Brief ein.

Wähle in einer Mitgliederliste, Suchergebnis oder Rechnungsliste alle Empfänger aus. Klicke dann oberhalb der Liste auf "Drucken" > "Serienbrief drucken".

Im ersten Schritt wählst du dein Design aus. Falls du bereits Vorlagen oder Entwürfe besitzt, kannst du über die entsprechenden Tabs darauf zugreifen. Im Tab Verlauf siehst du zudem die zuletzt verwendeten Dokumente.

Wenn du ein eigenes Design aufbauen möchtest, klicke auf "Leeres Dokument". So öffnest du den Editor ohne Voreinstellungen. Du kannst jedoch auch die anderen Designs auf deine Bedürfnisse anpassen. Wähle ein Design, welches deinem Wunsch möglichst nahe kommt.

Sobald du ein Design, Vorlage oder Entwurf gewählt hast, siehst du den Serienbrief Editor. Der Editor ist in vier Bereiche aufgeteilt:

• Im Hauptmenü (blau) navigierst du zwischen der Voschau und dem Bearbeitenmodus ( 1 ) oder speicherst dein Dokument als Entwurf oder Vorlage ( 2 ). Rechts oben schliesst du den Editor ( 3 ).
• In der Seitenleiste (links) sind alle Optionen und Einstellungen. Am oberen Rand der Seitenliste ( 4 ) wechselst du zwischen den Einstellungen der Seite (ganze Dokument) oder vom gerade aktiven Block (z.B. ausgewählter Textblock).
• Die Werkzeugleiste (Toolbar) ( 5 ) ist zwischen Hauptmenü und Dokument. Sie zeigt dir alle Funktionen an, welche du im aktiven Block im Dokument ausgewählt hast.
• Im Dokumentenbereich ( 6 ) gestaltest du deinen Brief.

Den Dokumentenbereich schauen wir uns genauer an. Dein Dokument hat mindestens einen Block, meistens aber mehrere. In diesem Beispiel siehst du zwei Blöcke, den Kopfbereich ( 1 ) und einen Textblock ( 2 ). Der Kopfbereich ist inaktiv (gestrichelter Rand) und der Textblock ist aktiv. Aktiv ist immer der Block, in welchem sich dein Cursor befinden, also dort wo du zuletzt drauf geklickt hast und du schreiben kannst.

Bitte beachte, dass die Seitenleiste ( 1 ) und die Werkzeugleiste ( 2 ) sich immer dem aktiven Block ( 3 ) anpassen:

Über das Plus neben einem Block hast du weitere Optionen:

Die Breite und Höhe der Blöcke veränderst du, in dem du den Rand des Blockes mit der Maus ziehst.

Mit Platzhaltern personalisierst du deinen Brief:

Weitere Infos zu Platzhaltern: Platzhalter zur Personalisierung

Öffne die Druckvorschau mit einem Klick im Hauptmenü auf "Vorschau & Drucken. Dein Editor wechselt die Ansicht und sieht nun so aus:

1. Der Bearbeiten Knopf oben links bringt dich zurück zur Bearbeiten Ansicht des Editors.
2. Der grüne "Serienbrief drucken" Knopf links im Menü erstellt eine PDF Datei für alle ausgewählten Mitglieder.
3. Klicke auf die Pfeile bei ( 3 ) um ein anderes Mitglied für die Vorschau zu verwenden.
4. Klickst du rechts oben auf den grauen "Testseite drucken" Knopf, erstellst du ein PDF nur mit dem Mitglied aus der aktuellen Vorschau.
5. Im Vorschaubereich ( 5 ) siehst du, wie dein Brief für das bei ( 3 ) ausgewählte Mitglied aussieht.

Du kannst deinen Brief jederzeit als Entwurf oder Vorlage speichern. Speichere ihn als Entwurf, wenn du später daran weiter arbeiten willst. Ist dein Brief fertig, aberdu willst ihn später für andere Briefe verwenden, speichere ihn als Vorlage ab.

Wähle einen Namen ( 1 ) für deine Vorlage und die Sichtbarkeit ( 2 ). "Für alle sichtbar" heisst, dass alle Benutzer von deinem Webling, die Vorlage benutzen können. Sonst siehst du diese Vorlage nur selbst.