Möchten Sie den Serienbrief im Word gestalten und dann mit Webling personalisieren und ausdrucken?
Im nachfolgenden Abschnitt erfahren Sie wie es geht.
Serienbrief mit Platzhaltern im Word erstellen
Wir öffnen ein neues Word Dokument und schreiben den gewünschten Text. Damit alle Empfänger mit dem Namen angesprochen werden, bieten sich die Platzhalter an, um den Serienbrief zu personalisieren.
Die Platzhalter werden mit den Pfeilen <<...>> markiert, um dann in Webling erkannt zu werden. Die Adresse und weitere verschiedene Details der Mitglieder können also hier mit Hilfe dieser <<Platzhalter>> eingetragen werden.
Wir erstellen also eine Vorlage und können damit personalisierte Briefe für diverse Mitglieder drucken
Word Serienbrief hochladen
Wenn die Word-Vorlage des Serienbriefs fertig bearbeitet und gespeichert wurde, können wir diesen in Webling nutzen.
Wir wählen nun die gewünschten Mitglieder / Gruppen aus (Häkchen aktivieren oder Gruppe öffnen) und klicken anschliessend auf "Drucken" > "Word Serienbrief drucken".
Unter "Eine Datei hochladen" klicken wir auf "Datei auswählen", um die Word Vorlage hochzuladen.
Im nächsten Schritt können wir die Platzhalter zuordnen. Normalerweise werden die Platzhalter von Webling direkt erkannt und übernommen. Falls bei einigen Platzhaltern "ignorieren" steht, können wir diese manuell zuordnen.
Der Platzhalter in der Vorlage ist beispielsweise Vorname, also wählen wir im Webling Feld auch den Platzhalter Vorlage aus.. All diese zugeordneten Platzhalter werden beim Ausdrucken durch die jeweiligen Angaben der Mitglieder ersetzt.
Aus Guten Tag <<Vorname>> wird also Guten Tag Monika.
Wenn alle Platzhalter der Vorlage mit diesen aus Webling übereinstimmen, klicken wir auf "Serienbrief drucken"
Falls ein Platzhalter nicht korrekt erkannt wurde: Word Platzhalter werden nicht erkannt
Word Serienbrief drucken
Die in Webling erstellte Datei wurde mit "Serienbrief drucken" auf dem Computer abgespeichert. Wenn wir diese öffnen, sehen wir den Serienbrief wieder im Word. Hier sind nun die Platzhalter durch die Daten der Mitglieder ersetzt worden. Die <<...>>-Felder sind also nicht mehr ersichtlich.
Hier können wir natürlich auch kontrollieren, ob alle Platzhalter korrekt übernommen worden sind. Anschliessend werden die Serienbriefe gedruckt.
Falls ein Platzhalter nicht korrekt erkannt wurde: Word Platzhalter werden nicht erkannt
Eine bestehende Datei auswählen
Falls die Word-Vorlage bereits besteht und mehrmals benutzt werden kann, gibt es die Möglichkeit, diese in Webling zu speichern. Somit haben wir von jedem Arbeitsplatz aus Zugriff auf diese Vorlage.
Diese Vorlagen können im Webling in den Dokumenten hochgeladen und abgespeichert werden. Hier kann zwischen den öffentlichen und den privaten Daten oder auch anderen Ordnern ausgewählt werden.
Sobald diese Word-Vorlage in den Dokumenten gespeichert ist, können Sie und allenfalls andere mit Berechtigung auf diese zugreifen (öffentlich, privat, etc.)
Dafür gehen wir zurück in die Mitglieder und wählen die gewünschten diese aus. Sind die Mitglieder / Gruppen angewählt, klicken wir auf "Drucken" > "Word Serienbrief drucken". Im nächsten Fenster können wir "eine bestehende Datei auswählen" und diese anschliessend wie gehabt bearbeiten und drucken.