Word Rechnung drucken

Möchten Sie Ihre Rechnungen im Word gestalten und dann mit Webling personalisieren und ausdrucken? Im nachfolgenden Abschnitt erfahren Sie wie es geht.

Rechnung mit Platzhaltern im Word erstellen

Rechnung mit Platzhaltern im Word erstellen

Als erstes erstellen wir die gewünschte Rechnung im Word. Hierfür bieten sich die Platzhalter an, um die Rechnungen zu personalisieren.

Die Platzhalter werden mit den Pfeilen <<...>> markiert, um dann in Webling erkannt zu werden. Die Adresse und die verschiedenen Details des Debitors können also hier mit Hilfe dieser <<Platzhalter>> eingetragen werden.

Wir erstellen also eine Vorlage mit Word und können damit personalisierte Rechnungen für diverse Mitglieder drucken.

-Bild (Word-Vorlage mit Platzhaltern)

Word Vorlage hochladen

Wenn die Word-Vorlage fertig bearbeitet und gespeichert wurde, können wir diese in Webling nutzen.

Wir wählen nun die gewünschten Debitoren an, für welche wir eine Rechnung drucken möchten (Häkchen aktivieren) und klicken anschliessend auf "Drucken" > "Word Rechnung Drucken".

Falls wir bereits Word Vorlagen benutzt haben, finden wir diese bei den bestehenden Dateien. Wir möchten nun aber eine andere Datei hochladen und klicken auf "Datei auswählen". Wenn wir die Vorlage ausgewählt haben, können wir im nächsten Schritt die Platzhalter zuordnen. Einige der Platzhalter werden von Webling selbständig erkannt und übernommen. Falls bei einigen Platzhaltern "ignorieren" steht, können wir diese manuell anpassen.

Der Platzhalter im Dokument ist Adresse, also wählen wir im Webling Feld auch den Platzhalter Adresse an. All diese zugeordneten Platzhalter werden beim Ausdrucken automatisch durch die jeweiligen Angaben des Debitors ersetzt.

Aus Guten Tag <<Vorname>> wird also Guten Tag Tim.

Aus Die Rechnung wird am <<Debitor:Fälligkeitsdatum>> fällig wird Die Rechnung wird am 31.01.2016 fällig.

Wenn alle Platzhalter der Vorlage mit diesen aus Webling übereinstimmen, klicken wir auf "Rechnung drucken"

-Bild (drei Platzhalter müssen noch von Hand angepasst werden, danach erst klicken wir auf "Rechnung drucken")

Word Rechnung drucken

Word Rechnung drucken

Um die Rechnungen zu drucken, speichern wir die in Webling erstellte Datei zuerst ab. Wenn wir diese Datei dann öffnen, sehen wir die Rechnungen wieder im Word-Format. In dieser Datei sind nun die Platzhalter mit den Daten der Debitoren übernommen. Die <<...>>-Felder sind also nicht mehr ersichtlich.

Hier können wir kontrollieren, ob alle Platzhalter korrekt übernommen worden sind. Anschliessend werden die Rechnungen gedruckt.

-Bild (Fertige Rechnungen im Word-Format - alle Platzhalter wurden von Webling übernommen)

Eine bestehende Datei auswählen

Falls die Word-Vorlage bereits besteht und mehrmals benutzt werden kann, gibt es die Möglichkeit, diese in Webling zu speichern. Somit haben wir von jedem Arbeitsplatz aus Zugriff auf diese Vorlage.

Diese Vorlagen können im Webling in den Dokumenten hochgeladen und abgespeichert werden. Hier können zwischen den öffentlichen und den privaten Daten oder auch anderen Ordnern auswählen.

Sobald diese Word-Vorlagen in den Dokumenten gespeichert sind, können Sie und allenfalls andere mit Berechtigung auf diese zugreifen (öffentlich, privat, etc.).

Dafür gehen wir zurück in die Buchhaltung, wählen die gewünschten Debitoren an und klicken auf "Drucken" > "Word-Rechnung drucken". Im nächsten Fenster können wir "Eine bestehende Datei auswählen" und diese anschliessend wie gehabt bearbeiten und drucken.

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