Sammelbestätigungen für Spenden erstellen

Einige Organisationen erhalten mehrmals pro Jahr eine Spenden von Ihren Mitgliedern. In diesem Fall möchte man nicht für jede Spende eine einzelne Spendenbestätigung (Spendenbescheinigung) ausstellen. Also braucht es eine Funktion um die Spenden pro Mitglied zu summieren.

Dafür gibt es unter nachfolgendem Link ein einfaches Tool. Die Bedienung ist in dieser Anleitung dokumentiert.

Vorbedingungen

Vorbedingungen

Stelle sicher, dass bei den Mitgliedern ein Datenfeld vom Typ „Mitglieder ID“ erstellt wurde. Das kannst du im Tab „Mitglieder“ unter „Datenfelder bearbeiten“ prüfen. Wenn du ein Datenfeld mit einem ID Symbol wie im Bild hast, dann ist alles bereit. Wenn nicht, dann musst du zuerst ein solches erstellen.

Alternative ohne ID Feld: Falls keine eindeutige Nummer vorhanden ist, kann eine Kombination von zwei Feldern als Identifizierung gewählt werden. Zum Beispiel der Vorname und der Nachname. Dabei muss unbedingt darauf geachtet werden, dass keine Mitglieder mit denselben Feldern vorhanden sind. In diesem Beispiel, keine Mitglieder mit dem gleichen Vor- sowohl auch Nachnamen. (z.B. 2 x Heinz Müller)

Bestätigungen erstellen

Bestätigungen erstellen

Exportiere alle Debitoren aus Webling über die Funktion "Exportieren" > "Excel (.xlsx)".

Beachte beim Exportieren, dass "Alle Felder exportieren" ausgewählt ist. Du erhältst dann eine Excel Liste mit allen Debitoren.

Hinweis: Falls Du viele Mitglieder hast (1000+), lohnt es sich nur die benötigten Datenfelder über die Option "Erweitert" auszuwählen. Beachte dabei, dass neben allen Datenfelder für den Serienbrief, du zusätzlich unbedingt die Mitglieder ID exportieren musst.

Gehe nun auf folgende Webseite um das Online-Tool aufzurufen:

https://www.vereinsverwaltung.ch/extras/spenden

Wähle dort die aus Webling exportierte Excel Datei über den Button "Datei auswählen" aus und klicke "Hochladen" um sie hochzuladen.

Nach dem Hochladen kommt der Schritt der Summierung. Falls ein ID Feld vorhanden ist, kann hier im ersten Feld NUR das ID Feld ausgewählt werden. Wenn kein ID Feld vorhanden ist, können hier zwei Felder (z.B. Vor- und Nachname) angegeben werden. Wichtig ist, dass die Kombination einmalig ist. (Siehe "Vorbedingungen" zu Beginn dieser Anleitung.)

Im Abschnitt "Diese Felder werden in die neue Datei kopiert:" können noch zusätzliche Felder ausgewählt werden die in die neue Datei übertragen werden. Dies ist aber im Normalfall nicht nötig (Vor allem die standardmässig nicht ausgewählten Buchhaltungsfelder sollte man nicht zusätzlich auswählen, da bei einer Zusammenfassung nur einer von mehreren möglichen Werten übernommen werden kann).

Klicke nun auf "Datei herunterladen" und du erhältst eine Excel Datei mit den zusammengefassten Beträgen (siehe Spalte Betrag in der Excel Datei).

Aus dieser Datei kann nun in Word mit der Serienbrieffunktion eine Spendenbestätigung nach eigener Vorlage erstellt werden.

Diese summierte Exceldatei verwendet man um einen Word-Serienbrief zu Erstellen. Ein Beispiel für einen in der Schweiz gültige Bestätigung ist am Schluss dieser Anleitung verlinkt. Mit diesem Excel kann auch in externen Service benutzt werden. Für unsere Kunden in Deutschland haben wir dafür einen kostenlosen Service unter http://spendenbescheinigung.net entwickelt.

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