Spendenbescheinigung und Zuwendungsbestätigung

Dein Spender kann seine Spende nur dann von der Steuer abziehen, wenn die Bestätigung genau dem amtlichen Muster entspricht. Eigene Layouts akzeptiert das Finanzamt nicht.

Gleichzeitig trägst du das Risiko. Wer vorsätzlich oder grob fahrlässig eine unrichtige Bestätigung ausstellt, haftet für die entgangene Steuer – pauschal 30 Prozent des bestätigten Betrags (§ 10b Abs. 4 EStG). Webling füllt das Formular aus, unterschreiben und verantworten musst du es. Kontrolliere deshalb jedes PDF, bevor du es weitergibst.

• Einzelbescheinigungen – ein Dokument pro Rechnung.
• Sammelbescheinigungen – ein Dokument pro Mitglied, wenn jemand mehrmals im Jahr gespendet hat.
• Aufwandsspenden, bei denen ein Mitglied auf die Erstattung seiner Auslagen verzichtet.

Nicht geeignet ist die Funktion für Sachspenden, für offene Rechnungen und für Vereine in der Schweiz oder Österreich.

1. Zeige dein Verfahren dem Finanzamt an. Wenn du Bescheinigungen maschinell erstellst – und das tust du mit Webling – musst du das deinem Finanzamt einmal mitteilen. Ein formloses Schreiben genügt. Erst danach ist die maschinelle Erstellung vollständig regelkonform. Das gilt auch, wenn du die PDF nur ausdruckst.
2. Lege deine Bescheide bereit. Du benötigst das Finanzamt, Steuernummer und das Datum aus dem Freistellungsbescheid beziehungsweise aus der Anlage zum Körperschaftsteuerbescheid und, falls vorhanden, aus dem Feststellungsbescheid nach § 60a AO.
3. Prüfe das Alter der Bescheide. Ist der Freistellungsbescheid älter als fünf Jahre oder der Bescheid nach § 60a AO älter als drei Jahre, erkennt das Finanzamt die Bestätigung nicht an.
4. Kläre, ob du Mitgliedsbeiträge bestätigen darfst. Bei Vereinen, die Sport, Freizeitkultur, Heimatpflege oder ähnliche Zwecke fördern, sind Mitgliedsbeiträge nicht abziehbar (§ 10b Abs. 1 Satz 8 EStG) – Spenden an dieselben Vereine dagegen schon. Steht in deinem Freistellungsbescheid ein entsprechender Hinweis, darfst du für Beiträge keine Bestätigung ausstellen. Bei Unsicherheit frag deinen Steuerberater.
5. Denk an die Kleinbetragsgrenze. Bis 300 EUR genügt dem Finanzamt ein Zahlungsbeleg zusammen mit einem einfachen Beleg deines Vereins über den begünstigten Zweck. Eine förmliche Bestätigung benötigst du erst darüber.
6. Verbuche die Zahlungen. Webling erstellt Bescheinigungen nur für bezahlte und teilweise bezahlte Rechnungen. Offene Rechnungen überspringt es und zeigt dir an, wie viele es ignoriert.

1. Gehe zur Funktion «Buchhaltung» und öffne «Rechnungen».
2. Filtere die Liste auf die Rechnungen, für die du bescheinigen willst, und markiere sie.
3. Klicke auf «Mehr» → «Spendenbescheinigung (DE) drucken». Der Eintrag erscheint erst, wenn du bereits Rechnungen erfasst hast.
4. Schritt «Spendenformular» – wähle unter «Art der Bescheinigung» zwischen «Einzelbescheinigungen» und «Sammelbescheinigungen».
5. Setze das Häklein bei «Es handelt sich um den Verzicht auf Erstattung von Aufwendungen» nur, wenn der ganze Stapel aus Aufwandsspenden besteht. Bei normalen Geldspenden und Beiträgen lässt du es leer. Diese Einstellung gilt für alle Dokumente im Stapel gleichzeitig – mische deshalb keine Aufwandsspenden mit Geldspenden, sondern erstelle zwei Stapel.
6. Trage unter «Zweck» den satzungsmässigen Zweck ein, den du förderst, zum Beispiel «Förderung des Sports» oder «Jugendarbeit». Der Rechnungstitel gehört nicht in dieses Feld. Beide Textfelder haben dieselbe Bedeutung und enthalten in der Regel denselben Text.
7. Fülle unter «Förderung» die Angaben aus deinen Bescheiden ein. Kreuze nur die Zeile an, die auf dich zutrifft: den Freistellungsbescheid oder den Bescheid nach § 60a AO. Achte darauf, dass in beiden Blöcken die richtige Steuernummer steht und nicht versehentlich ein Jahr.
8. Setze das Häklein unter «Mitgliederbeiträge» nur, wenn deine Mitgliedsbeiträge steuerlich nicht abziehbar sind und du bestätigst, dass die Zuwendung kein solcher Beitrag ist. Auch dieses Häklein gilt für den ganzen Stapel.
9. Schritt «Adressen» – trage unter «Aussteller» Bezeichnung und Anschrift deines Vereins ein, wie sie in den Bescheiden stehen.
10. Wähle darunter die Adressfelder deiner Mitglieder aus. Nimm nur echte Namens- und Adressfelder. Interne Felder wie ein Notizfeld für Administratoren würden sonst auf der Bescheinigung gedruckt.
11. Schritt «Dokumente generieren» – hinterlege bei Bedarf über «Bilddatei mit Unterschrift einfügen» eine eingescannte Unterschrift.
12. Trage bei «Ort, Datum» den Ausstellungsort und das Ausstellungsdatum ein. Das ist nicht das Datum der Spende – dieses zieht Webling aus der Rechnung.
13. Bestätige das Häklein zur Kontrollpflicht und klicke auf «Spendenbescheinigungen erstellen». Webling erzeugt die PDF.

Geh jedes Dokument einmal durch:

• Stimmen Name und Adresse des Zuwendenden?
• Stimmt der Betrag in Ziffern und in Buchstaben?
• Ist der «Tag der Zuwendung» das Zahlungsdatum?
• Sind die Kreuze bei Aufwandsverzicht und Mitgliedsbeitrag so gesetzt, wie es für diesen Fall stimmt?
• Steht im Zweckfeld ein satzungsmässiger Zweck?

Danach ausdrucken, unterschreiben und weitergeben. Ein Doppel musst du aufbewahren – elektronisch genügt.

Das ist Absicht und richtig. Wird der Betrag in Buchstaben als Ziffernfolge geschrieben, also «eins null null» statt «einhundert», müssen die freien Stellen vor der ersten und hinter der letzten Ziffer entwertet werden. Sonst könnte jemand nachträglich Ziffern ergänzen. Das amtliche Muster nennt das «x» ausdrücklich als geeignetes Mittel dafür.

• Kein Versand aus Webling. Webling erstellt die PDF, verschickt sie aber nicht per E-Mail. Weiterleiten darfst du sie selbst – der elektronische Versand ist zulässig, wenn du das amtliche Muster unverändert nutzt, dein maschinelles Verfahren dem Finanzamt angezeigt hast und ein Doppel aufbewahrst.
• Keine Sachzuwendungen. Webling füllt nur das Muster für Geldzuwendungen und Mitgliedsbeiträge. Für Sachspenden nutzt du das amtliche Formular von Hand.
• Keine offenen Rechnungen. Was nicht bezahlt ist, darf auch nicht bestätigt werden.
• Einstellungen gelten für den ganzen Stapel. Aufwandsverzicht und Mitgliedsbeitrag lassen sich nicht pro Rechnung setzen.
• Sammelbescheinigung ohne Einzelauflistung. Webling summiert pro Mitglied, listet die einzelnen Zuwendungen aber nicht mit Datum und Art auf. Wenn dein Finanzamt diese Anlage verlangt, ergänze sie von Hand.
• Keine Formulare für die Schweiz oder Österreich.

Schweiz. Es gibt kein amtliches Formular. Du gestaltest die Bestätigung selbst – am einfachsten als Serienbrief. Entscheidend ist etwas anderes: Abziehbar sind Spenden nur an juristische Personen, die wegen Gemeinnützigkeit oder öffentlicher Zwecke von der Steuer befreit sind. Ein gewöhnlicher Musik- oder Sportverein ist das meist nicht – dann nützt seine Bestätigung dem Spender steuerlich nichts. Beim Bund gilt zusätzlich eine Untergrenze von 100 Franken pro Jahr und eine Obergrenze von 20 Prozent des Reineinkommens. Die Kantone weichen davon ab, sowohl bei den Grenzen als auch bei den akzeptierten Belegen.

Österreich. Spendenbegünstigte Organisationen melden Spenden von Privatpersonen elektronisch über FinanzOnline an die Finanzverwaltung. Eine gedruckte Bestätigung bringt dem privaten Spender steuerlich nichts, weil der Abzug über die Meldung läuft. Webling hat für diese Meldung keine Funktion. Nur für Spenden aus einem Betriebsvermögen bleibt eine Bestätigung auf Verlangen sinnvoll.

• Spenden mehrmals pro Jahr pro Mitglied zusammenfassen: 
  Sammelbestätigungen für Spenden erstellen
• Spenden in Webling erfassen und verwalten: 
  Spenden von Mitgliedern mit Webling verwalten