Einige Organisation bestätigen Ende eines Vereinsjahres die Zuwendungen von Mitglieder mit einer Spendenbestätigung. Es gibt mehrere Varianten, wie man diese mit Webling erstellen kann.
Variante A - Bestätigung per Webling Serienbrief
Mit einem Serienbrief ist das Erstellen von Spendenbestätigungen einfach. Alle notwendigen Platzhalter stehen zur Verfügung. Wir empfehlen eine entsprechende Vorlage zu Erstellen und in Webling abzuspeichern. Ist die Vorlage vorhanden, sieht das Vorgehen so aus:
- Rechnungsliste mit allen Spendern öffnen
- Serienbrief erstellen anhand der erstellten Vorlage
Falls die Gestaltungsmöglichkeiten im Webling Editor nicht ausreichen, geht das auch mit einem Word-Serienbrief. Das Vorgehen ist das Gleiche.
Tipp: Spenden summieren
Wenn Mitglieder mehr als einmal pro Jahr spenden, hat man in Webling meistens mehr als eine Rechnung. Diesem Mitglied will man nicht für jede Spende ein einzelne Bescheinigung ausstellen. In diesem Fall muss man die Rechnungen summieren. Das ist mit der Variante A bisher leider nicht möglich. Für diesen Zweck stellen wir eine Funktion zur Summierung bereit:
Variante B - Deutschland, offizielles Formular
In jedem Land sind die Bestimmungen für Bestätigungen etwas anders. Deutschland schreibt sehr genau vor, welche Informationen aufgeführt werden müssen. Deshalb gibt es eine Funktion um das offizielle Formular direkt mit Daten aus Webling zu befüllen.
Um eine Spendenbescheinigung zu erstellten, gehst du in der Buchhaltung auf "Rechnungen", dann auf "Mehr" -> "Spendenbescheinigung (DE) drucken" (die Option erscheint erst, nachdem du deine ersten Rechnungen erstellt hast).
Anschliessend siehst du einen Dialog mit den Feldern aus dem offiziellen Formular. Fülle die Felder aus, wie wenn du das Formular auf Papier ausfüllen würdest. Anschliessend erstellt Webling ausgefüllte PDFs für alle ausgewählten Mitglieder. Damit sparst du viel Zeit beim Ausfüllen.
Dann müssen wir noch den üblichen Disclaimer bringen, dass du für die Richtigkeit der Bescheinigungen selbst verantwortlich bist. Schau sie also nochmals an, bevor du sie abschickst.
Es gibt zwei offizielle Formulare, eines für einzelne Zuwendungen und eines wo mehrere Zuwendungen in einem Dokument zusammengefasst sind. Für die meisten Vereine sind die Einzelbescheinigungen die richtige Variante.
Leider gibt auch einige Einschränkungen:
- Versand per E-Mail ist nicht möglich. Leider gibt es komplizierte Zusatzanforderungen für den Versand per E-Mail, daher unterstützen wir erstmal das Ausdrucken der Spendenbescheinigungen.
- Bei Sammelbescheinigungen kann man nicht wählen ob die Beiträge Geldzuwendung oder Forderungsverzicht sind und ob es Mitgliederbeiträge sind oder nicht. Denn solche Daten werden im Webling nicht erfasst.
Rechnungskategorie als Zahlungszweck
Standardmässig wird "Geldzuwendung" als Zahlungszweck verwendet. Du kannst mit Hilfe der Rechnungskategorie einen anderen Zahlungszweck setzen. Das geht so:
- Erstelle eine Rechnungskategorie mit dem Zahlungszweck-Namen
- Wähle als Art der Bescheinigung, die "Sammelbescheinigung"
- Aktiviere das Häklein bei "Verwende Rechnungskategorie für die Art der Zuwendung"
Anschliessend erscheint der Name der Rechnungskategorie als Zahlungszweck in der Bescheinigung.