Mit dem Update-Import änderst du die Daten vieler Mitglieder auf einmal über eine Excel-Datei. Du exportierst die Mitglieder, bearbeitest die Datei und liest sie wieder ein. Webling erkennt jedes Mitglied an einem eindeutigen Datenfeld, meist an der Mitglieder-ID, und übernimmt nur die Spalten, die du beim Import einem Datenfeld zuordnest. Neue Mitglieder erfasst der Update-Import nicht. Dafür gibt es den Mitglieder-Import.
Als Beispiel trägt dieser Artikel bei allen Mitgliedern die neue Lizenz im Datenfeld «Lizenz» ein. Jedes Mitglied erhält dabei einen eigenen Wert.
Wann du den Update-Import brauchst
Wenn mehrere Mitglieder denselben neuen Wert erhalten, etwa einen neuen Ort oder Status, änderst du sie direkt in Webling mit der Mehrfachbearbeitung. Den Update-Import brauchst du, wenn jedes Mitglied einen eigenen Wert erhält. Das ist der Fall, wenn du Daten in Excel mit Formeln ergänzt oder deine Mitglieder mit einer anderen Datenquelle abgleichst, zum Beispiel mit der Lizenzliste deines Verbands.
Bevor du Daten aus einem anderen System von Hand importierst, prüf unter Integrationen, ob es bereits eine direkte Anbindung gibt.
Voraussetzung: ein eindeutiges Datenfeld
Beim Import ordnet Webling jede Zeile der Excel-Datei einem Mitglied zu. Dafür braucht es ein Datenfeld, dessen Wert bei jedem Mitglied nur einmal vorkommt. Am besten eignet sich die Mitglieder-ID, weil Webling sie pro Mitglied genau einmal vergibt und sie sich nie ändert. Fehlt das Feld in deinen Datenfeldern, fügst du es unter «Mitglieder» → «Datenfelder bearbeiten» hinzu.
Du kannst auch ein anderes Datenfeld verwenden, zum Beispiel die E‑Mail-Adresse. Dann muss jedes Mitglied eine E‑Mail-Adresse haben, und keine Adresse darf bei zwei Mitgliedern vorkommen.
Mitglieder exportieren
- Öffne «Mitglieder» (1).
- Wähle links «Alle» oder die Gruppe, deren Mitglieder du aktualisieren willst (2).
- Klicke auf «Exportieren» → «Excel (*.xlsx)» (3).
- Wähle unter «Welche Felder exportieren?» die Option «Alle Felder».
- Klicke auf «Alle exportieren».
Mit «Aktuelle Ansicht» exportierst du nur die Spalten, die in der Liste sichtbar sind. Je weniger Spalten die Datei hat, desto weniger musst du beim Import zuordnen.
Daten in Excel bearbeiten
Öffne die Datei in Excel und ändere die Werte, die du aktualisieren willst. Im Beispiel trägst du in der Spalte «Lizenz» die neue Lizenz jedes Mitglieds ein. Die Spalte «Mitglieder-ID» lässt du unverändert, denn über sie findet Webling beim Import das richtige Mitglied.
Zeilen von Mitgliedern, die du nicht ändern willst, kannst du löschen. Spalten darfst du stehen lassen, weil du beim Import selbst bestimmst, welche Spalten Webling übernimmt.
Wenn du mit Formeln arbeitest, wandle sie vor dem Import in feste Werte um. Sonst importiert Webling unter Umständen die Formel statt des Resultats. Wie das geht, zeigen die Tipps und Tricks zum Mitglieder-Import.
Webling übernimmt beim Import den Wert aus der Datei, auch wenn jemand das Mitglied seit dem Export in Webling geändert hat. Importiere die Datei deshalb bald nach dem Export.
Datei in Webling importieren
Datei hochladen
- Öffne «Mitglieder» (1) → «Mitglieder importieren» (2).
- Klicke unter «Bestehende Mitglieder aktualisieren» auf «bestehende Daten aktualisieren» (3).
- Wähle die bearbeitete Excel-Datei aus.
Dateivorschau
In der Dateivorschau legst du fest, wie Webling die Zeilen der Datei den Mitgliedern zuordnet.
- Prüf unter «Optionen», dass «Erste Zeile enthält Titel (Nicht importieren)» und «Bestehende Mitglieder aktualisieren» aktiviert sind (1).
- Wähle unter «Felder für Zuordnung» bei «Eindeutiges Feld in der Datei» die Spalte «Mitglieder-ID» und bei «Eindeutiges Feld in Webling» das Datenfeld «Mitglieder-ID» (2).
- Prüf in der Vorschau, ob die Anzahl Mitglieder stimmt, und klicke auf «Weiter».
Die beiden Auswahlfelder sind getrennt, weil die Spalte in der Datei anders heissen kann als das Datenfeld in Webling. Stammt die Datei aus einem anderen System, wählst du oben dessen Spaltentitel und unten das passende Datenfeld in Webling.
Enthält die gewählte Spalte mehrere leere Zellen, meldet Webling, dass sich dieses Feld nicht für die Zuordnung eignet. Ohne Wert kann Webling die Zeile keinem Mitglied zuordnen. Ergänze die fehlenden Werte in der Datei und lade sie erneut hoch, oder wähle ein anderes eindeutiges Feld.
Zuordnung kontrollieren
Unter «Zuordnung der Datensätze» zeigt Webling, für wie viele Zeilen der Datei es ein passendes Mitglied gefunden hat. In der Vorschau steht in der ersten Spalte das Mitglied in Webling, dem die Zeile zugeordnet ist. Die zweite Spalte «Mitglied» stammt aus deiner Datei. Stimmen die beiden Namen überein, ist die Zuordnung richtig.
Findet Webling für eine Zeile kein Mitglied, steht in der ersten Spalte zum Beispiel «Kein Mitglied mit Mitglieder-ID "100" in Webling gefunden». Häufige Ursachen sind eine falsch erfasste ID oder ein Mitglied, das inzwischen gelöscht wurde. Webling vergibt die ID eines gelöschten Mitglieds nie neu, deshalb findet es dafür keinen Treffer.
- Mit «Nur nicht zugeordnete anzeigen» blendest du alle anderen Zeilen aus.
- Mit «Nicht zugeordnete Mitglieder exportieren» erhältst du diese Zeilen als Excel-Datei. So korrigierst du sie und importierst sie später erneut.
Wenn die Zuordnung stimmt, klicke auf «Weiter».
Spalten zuordnen
Unter «Zuordnung der Datenfelder» bestimmst du, welche Spalte der Datei in welches Datenfeld fliesst. Für jede Spalte schlägt Webling das gleichnamige Datenfeld vor. Im Auswahlfeld kannst du eine Spalte auch einem anders benannten Datenfeld zuordnen (3), etwa die Spalte «Lizenznummer» aus einer Verbandsliste dem Datenfeld «Lizenz».
- Setz jede Spalte, die du nicht ändern willst, auf «-- Nicht importieren --» oder lass ihr Auswahlfeld leer. Im Beispiel bleibt nur «Lizenz» zugeordnet.
- Prüf die Hinweise rechts neben den Auswahlfeldern (1, 2).
- Klicke auf «… Mitglieder aktualisieren».
Ordne nur die Spalten zu, die du geändert hast. Jede zugeordnete Spalte überschreibt das Datenfeld mit dem Wert aus der Datei.
Findet Webling für eine Spalte kein Datenfeld, bleibt ihr Auswahlfeld leer und daneben steht «Neues Datenfeld erstellen» (1). Mit diesem Link legst du ein neues Datenfeld an. Dafür brauchst du Admin-Rechte. Spalten, die Webling beim Export aus anderen Feldern berechnet, etwa «Mitglied» oder «Geburtstag (Alter)», lässt du leer.
Enthält eine Spalte Werte, die es im Auswahlfeld in Webling noch nicht gibt, meldet Webling sie rot als «Fehlende Auswahlwerte» (2). Mit «Auswahlwerte hinzufügen» ergänzt Webling sie im Datenfeld. Willst du die Werte nicht ergänzen, setz die Spalte auf «-- Nicht importieren --».
Was nicht geht
Mit einer leeren Zelle löschst du keinen Feldinhalt, denn Webling lässt bei leeren Zellen den bisherigen Wert stehen. Ein Feld bei vielen Mitgliedern leerst du mit der Mehrfachbearbeitung, indem du das Häkchen vor dem Feld setzt und das Feld leer lässt.
Das Datenfeld, das du für die Zuordnung wählst, ändert der Update-Import nicht. Webling benutzt seinen Wert nur, um die Mitglieder zu finden.