Der Update Import ist im Artikel Mitglieder Kontaktdaten aktualisieren dokumentiert. In diesem Artikel zeigen wir dir mit einem Beispiel, für was man das nutzen kann.
Daten von mehreren Mitgliedern kann man direkt in Webling mit der Mehrfachbearbeiten Funktion auf einmal ändern (siehe Mehrere Mitglieder gleichzeitig bearbeiten). Wenn diese Funktion nicht ausreicht, dann kann man die Daten extern aktualisieren, indem man sie als Excel exportiert, dort die Änderungen vornimmt und dann die aktualisierte Datei wieder importiert.
Wenn Mitgliederdaten in einem anderen System verändert oder ergänzt werden, dann kann man mit dem Update Import die Daten aus dem anderen System in Webling aktualisieren. Für bereits bestehende Möglichkeiten siehe auch Integrationen.
Vorgehen
- Voraussetzungen prüfen
- Daten exportieren
- Daten verarbeiten
- Daten in Webling aktualisieren
Voraussetzungen
Damit Webling beim Import weiss, welche Zeile in der Import Excel Datei, zu welchem Mitglied gehört, brauchst du ein Datenfeld mit einem eindeutigen Inhalt. Das geht am Besten mit der Mitglieder ID, kann aber auch ein beliebiges anderes Datenfeld sein. Zum Beispiel ist ein E-Mail Datenfeld möglich, sofern keine E-Mail Adresse doppelt vorhanden ist. Sprich sofern es keine zwei Mitglieder in deinem Webling gibt, welche die gleiche E-Mail Adresse haben.
Daten exportieren
Exportiere so wenig Mitglieder und Datenfelder wie möglich. Du brauchst nur das eindeutige Datenfeld (z.B. Mitglieder ID) für die Zuweisung, sowie die Daten, welche du zur Verarbeitung benötigst. Lass alle anderen Daten weg. Das vereinfacht das Vorgehen und hilft Fehler zu vermeiden, vor allem beim späteren Update Import. Wenn du zu viele Daten exportiert hast, kannst du vor dem nächsten Schritt, die nicht benötigten Spalten und Mitglieder in Excel löschen.
Daten Verarbeiten
Die nun vorbereitete Excel Datei kannst du nun zur weiteren Verarbeitung nutzen. Sofern das kein anderes Programm ist, geht das auch direkt in Excel. Excel bietet viele Möglichkeiten mit Formeln und Makros die Daten anzupassen oder anzureichern.
Daten in Webling aktualisieren
Wenn deine Excel Datei verarbeitet ist und die Daten in Excel aktualisiert sind, müssen wir die Daten nun wieder in Webling einlesen. In unserem Artikel "Mitglieder Kontaktdaten aktualisieren" beschreiben wir diesen Schritt im Detail. Kontrolliere die Zuordnung der Daten genau, bevor du die Daten einliest und aktualisiere nur die Daten, welche du verändern willst.