Mit den Webling Präsenzlisten machst du einen weiteren Schritt in das digitale Zeitalter. Weniger Papier, deutlich einfachere Abläufe und dazu weniger Aufwand. Da du bereits alle notwendigen Kontaktdaten deiner Mitglieder in Webling gespeichert hast, brauchst du nur noch zu markieren, wer an einem Anlass, Training oder Sitzung teilgenommen hat.
1. Erstellen der Präsenzliste.
Öffne deine Mitgliederverwaltung in Webling und klicke links im Menü auf "Präsenzlisten". Du siehst nun eine Liste aller bereits erstellten Listen. Klick auf den Knopf "Neue Präsenzliste" und du bekommst diesen Dialog angezeigt:
Wähle bei ( 1 ) einen Titel und bei ( 2 ) ein Datum aus. Bei ( 3 ) kannst du eine Gruppe auswählen, die Mitglieder dieser Gruppe werden automatisch zur Liste hinzugefügt. So sind diese in der Liste bereits vorgemerkt, allerdings noch nicht als anwesend markiert.
Wenn du auf den Speichern Knopf drückst, wird deine neue Präsenzliste erstellt. Du bist nun vorbereitet und kannst mit der Präsenzkontrolle beginnen.
Jeder Benutzer, der auf die zugewiesene Mitgliedergruppe Zugriff hat, kann auch die Präsenzliste nutzen.
2. Anwesenheit erfassen
Klicke auf die Präsenzliste, die zu deinem Anlass gehört. Du siehst nun eine Liste aller Mitglieder, welche du erwartest. Ein Klick auf die Checkbox ( 1 ) am rechten Rand genügt, um ein Mitglied als anwesend zu erfassen:
Falls ein Mitglied auftaucht, dass du nicht erwartest hast und nicht in der Liste ist, kannst du das Mitglied über die Suche bei ( 2 ) auf anwesend setzen.
Sofern eine externe Person oder ein Gast teilnimmt, kannst du über das Plus bei ( 3 ) ein neues Mitglied hinzufügen. Bitte beachte, damit erstellst du ein neues Mitglied in deinem Webling. Wir empfehlen diese Personen in einer dafür gedachten Gruppe zu speichern.
3. Präsenzlisten archivieren & aufbewahren
Wenn du eine elektronische Präsenzliste in Webling brauchst, ist das bereits erledigt. Bitte kläre ab, wie lange du die Listen aufbewahren musst. Das ist je nach Zweck und Auflagen unterschiedlich. Prüfe regelmässig, welche Listen nicht mehr gebraucht werden und lösche diese.
Präsenzlisten auf Papier drucken
Falls du vor Ort kein Internetzugriff hast oder es sonst gute Gründe für eine Papierliste gibt, kannst du die Liste drucken. Unterhalb der Liste hast du einen Link um die Liste nach Excel zu exportieren. Dieses Excel ist noch nicht für den Druck optimiert.
Aus aktuellem Anlass haben wir die Präsenzliste in einer einfachen Version priorisiert. Wir freuen uns auf Anregungen und Ideen, was du dir noch wünscht.
Anstatt das Excel auszudrucken, kannst du das Excel auch vor Ort auf eine Laptop offline bearbeiten. Ob auf Papier oder in Excel, vergiss nicht deine Liste aufzubewahren. Falls du das zentral und elektronisch machen willst, führe die Liste nach dem Event in Webling nach. Sobald du die Einträge auf Papier oder aus dem Excel in die Webling Präsenzliste übertragen hast, ist auch das erledigt.