Die Mitglieder zahlen nicht immer gleich viel. In diesem Artikel erfährst du, wie du unterschiedliche Mitgliederbeiträge festlegen oder berechnen kannst.
Es gibt verschiedene Varianten, wie du das umsetzen kannst:
1. Beitrag in einem Datenfeld hinterlegen
Wenn du viele unterschiedliche Beiträge hast, dann kannst du den Beitrag direkt in einem Datenfeld im Mitglied speichern. Dies hat den Vorteil, dass man ganz einfach individuelle Beiträge pro Mitglied machen kann. Dazu benötigen wir zuerst ein neues Datenfeld vom Typ "Betrag".
Ein neues Datenfeld erstellen
Klicke auf "Datenfelder bearbeiten" > "Neues Datenfeld" und wähle "Zahl / Betrag" aus.
Im nächsten Schritt wählst du den Typ "Beträge" aus:
Du hast nun ein neues Datenfeld, in welchem du bei jedem Mitglied den Beitrag eintragen kannst:
Rechnungen mit Betrag aus Datenfeld erstellen
Als nächstes erstellen wir eine Rechnung mit dem beim Mitglied hinterlegten Betrag. Klicke in der Buchhaltung auf "Rechnungen" und dort auf den Knopf "Rechnung erfassen" > "Mehrere Rechnungen erfassen".
Wähle im ersten Schritt die Betragsart "Betrag aus Mitglieder-Datenfeld übernehmen" aus. Dann erscheint ein Auswahlfeld mit der Auswahl der möglichen Datenfelder. Im Beispiel wählen wir das neu erstellte Datenfeld "Mitgliederbeitrag" aus.
Jetzt wird bei der Rechnung der im Mitglied hinterlegte Betrag als Rechnungsposten verwendet. Wenn das Feld nicht ausgefüllt ist, oder 0 ist, dann wird keine Rechnung erstellt.
Vorteil: Man ist sehr flexibel und kann für jedes Mitglied einen beliebigen Mitgliederbeitrag festlegen.
Nachteil: Wenn man viele Mitglieder mit den gleichen Beträgen hat, dann ist dies unter Umständen relativ aufwändig zu pflegen. Man darf nicht vergessen, den Beitrag bei jedem einzelnen Mitglied zu hinterlegen. Im nächsten Abschnitt wird eine einfachere Lösung für diesen Fall erklärt.
2. Beitrag aus bestehenden Datenfeldern berechnen
In den meisten Fällen hat man als Verein/Organisation einige vordefinierte Mitgliederbeiträge (z.b Aktive: 100.00, Passive: 50.00, Gönner: 20.00). Oft gibt es bereits ein Datenfeld mit dem Mitgliederstatus, in welchem erfasst ist, welches Mitglied welchen Mitgliederstatus hat. Dann kann man diese Information bei der Rechnungsstellung gleich nutzen.
Ein Beispiel von einem "Status" Feld, in welchem der Mitgliederstatus festgehalten wird:
Wenn du noch kein solches Feld hast, dann kannst du im Mitgliederbereich unter "Datenfelder bearbeiten" auf den Knopf "Neues Datenfeld" klicken und so ein Datenfeld vom Typ "Auswahlfeld" erstellen.
Falls gewünscht, kannst du bei jeder Option im Auswahlfeld, den Betrag mit in die Bezeichnung aufnehmen:
Rechnungen mit Betrag aus Auswahlfeld erstellen
Klicke in der Buchhaltung auf "Rechnungen" und dort auf den Knopf "Rechnung erfassen" > "Mehrere Rechnungen erfassen" um den Rechnungsprozess zu starten.
Im ersten Schritt wählst du die Betragsart "Erweitert" aus. Dann erscheint der Abschnitt mit den Rechnungsposten. Klicke beim ersten Rechnungsposten auf das Bearbeiten-Symbol um die Details anzupassen.
Lege hier die Regeln fest, wie deine Mitgliederbeiträge berechnet werden sollen. Im Gegensatz zur ersten Variante, bei welcher der Betrag fix beim Mitglied hinterlegt ist, kannst du hier während der Rechnungstellung festlegen, für welche Mitgliedschaft wieviel verrechnet werden soll:
Vorteil: Man kann sicherstellen, dass nur "gültige" Mitgliederbeiträge hinterlegt sind. Das Ändern eines Beitrages wird zudem viel einfacher, da man den Betrag nur an einem Ort anpassen muss.
Nachteil: Man verliert eine gewisse Flexibilität da man keine individuellen Beiträge hinterlegen kann.
3. Beitrag anhand von Gruppenmitgliedschaft berechnen
Wenn du deine Mitglieder bereits in unterschiedlichen Gruppen organisiert hast, dann kannst du auch damit die Beiträge berechnen.
Die Variante über Gruppenmitgliedschaften funktioniert ähnlich wie Variante 2. Mit dem Unterschied, dass du beim Berechnen anstatt einem Datenfeld, die Gruppenmitgliedschaft zur Berechnung herbeiziehst:
Vorteil: Meist sind die Mitglieder bereits in Gruppen organisiert. So kannst du die Beiträge berechnen, ohne ein zusätzliches Datenfeld anzulegen.
Nachteil: Je nach Beitragsstruktur musst du zusätzliche Gruppen anlegen um alle Beiträge abzubilden. Es ist möglich, dass Mitglieder in mehreren Gruppen sind, was zu falschen Berechnungen führen kann (je nach Regelset).
Rechnungen mit mehreren Rechnungsposten
Man kann auch mit mehreren Rechnungsposten arbeiten um Rechnungen mit verschiedenen variablen Beträgen zu erstellen. Zum Beispiel wenn man zwei Posten wie "Jahresbeitrag" und "Kosten für Lizenz" hat. Die Berechnung kann dann mit unterschiedlichen Methoden gemacht werden (siehe oben). Am besten erstellt man dann pro Datenfeld einen eigenen Rechnungsposten, damit diese auch einzeln auf der Rechnung ausgewiesen werden können.